Kuuntele blogi
Suurin osa b2b-myyjien sähköpostiviesteistä lähtee yrityspäättäjille, jotka saavat päivittäin lukuisia yhteydenottoja. Erottautuminen joukosta ei ole helppoa. Jo viestin otsikon tulisi olla sellainen, että se saa vastaanottajan avaamaan sen eikä viesti mene suoraan roskakoriin. Viestin sisällön tulee olla selkeä ja kiteytetty. Yhdellä nopealla lukukerralla vastaanottajalla tulee olla selvä kuva siitä, mitä tarjoat tai ehdotat viestissäsi. Liian pitkää viestiä vastaanottaja ei välttämättä edes lue loppuun.
Usein myyjä lähettää päivän aikana useita eri viestejä, joilla on eri tarkoitus. Siksi työtä tehostaa, jos apuna on eri tilanteisiin hyväksi todettuja sähköpostipohjia.
Sähköpostien sisällön lisäksi vähintään yhtä tärkeää on viestin otsikko. Jos otsikko ei houkuttele avaamaan viestiä, vastaanottaja ei edes koskaan päädy lukemaan viestin sisältöä.
Liika kikkailu avausten saamiseksi ei kuitenkaan kannata, sillä jos otsikossa luvataan jotain, mitä viesti ei toteuta, vastaanottajalla herää epäluottamus viestejäsi kohtaan ja jatkossa viestit menevät suoraan roskakoriin.
Useimmiten toimiva otsikko on sellainen, josta käy jo ilmi, mitä sinulla on tarjottavana kontaktille tai miten voit auttaa häntä. Otsikossa tulee tuoda esiin asiakkaan tarpeet omiesi sijaan.
Jos esimerkiksi lähetät viestin tapaamisen jälkeen, voit mainita jo otsikossa tapaamisessa keskustelluista asioista. Näin vastaanottaja huomaa, että häntä on kuunneltu ja viesti on osoitettu nimenomaan hänelle eikä suurelle massalle. Voit myös esimerkiksi mainita otsikossa vastaanottajan yrityksen nimeltä.
Käymme tässä tekstissä läpi, millainen sähköpostiviesti sopii
Ennen sovittua tapaamista kontaktille kannattaa lähettää sähköposti, joka auttaa häntä valmistautumaan etukäteen. Näin varmistat, että sinä ja kontakti olette samalla sivulla, ja molemmilla on sama käsitys tapaamisen tarkoituksesta.
Ennen tapaamista lähetetty viesti on myös mahdollisuus näyttää kontaktille, että tiedät jo hänen ja hänen yrityksensä taustoista ja olet tehnyt taustatyösi.
Viestistä pitää vähintään tulla selkeästi esiin tapaamisen päivämäärä, aika ja paikka, jos kyseessä ei ole online-tapaaminen. Lisäksi pitäisi tulla esiin, mikä on tapaamisen tavoite.
Viestin tulee olla henkilökohtainen ja personoitu, eli esimerkiksi tervehdyksessä käytetään kontaktin nimeä. Jos sinulla on materiaaleja, joihin kontakti voi halutessaan tutustua ennen tapaamista, voit lisätä viestiin linkin niihin. Muista ystävällinen lopetus, jossa ilmaiset kontaktille, että odotat tapaamista ja kehotat olemaan sinuun yhteydessä, jos hänelle herää kysymyksiä sitä ennen.
Miten saada kiinnostus heräämään kontaktissa, johon et ole vielä ollut yhteydessä? Tehtävä on monin verroin helpompi, jos käytössä ovat inbound-markkinoinnin menetelmät. Tällöin kontakti on itse jättänyt yhteystietonsa esimerkiksi ladatakseen materiaalia sivustoltasi. Kontakti ei ole varsinaisesti kylmä, sillä hän on jo osoittanut kiinnostusta tarjoamaasi tuotetta tai palvelua kohtaan.
Samoin tiedät jo, millä kulmalla kontaktia kannattaa lähestyä. Viestisi tulisi liittyä aiheeseen, jonka yhteydessä kontakti on jättänyt yhteystietonsa. Jos yrityksesi esimerkiksi myy toimistokalusteita ja kontakti on ladannut tietoa erilaisista sähköpöydistä, viestissäkin kannattaa puhua sähköpöydistä toimistotuolien sijaan.
Ennen viestin lähettämistä tulee tehdä taustatyötä, jotta tiedät, millaista yritystä olet tavoittelemassa. Näin saat paremman kuvan kontaktin mahdollisista tarpeista ja ylipäänsä siitä, sopivatko yrityksesi tarjoamat tuotteet tai palvelut hänelle. Taustatyön laiminlyömällä saatat latistaa kontaktin kiinnostuksen jo ensimmäisellä yhteydenotollasi puhumalla asioista, jotka eivät mitenkään kosketa hänen liiketoimintaansa.
Tapaamisen jälkeen on hyvä lähettää kontaktille viesti, jossa kiität tapaamisesta ja teet selväksi, mitä tapahtuu seuraavaksi. Viestin tarkoitus on lisäksi antaa sinusta ja yrityksestäsi positiivinen kuva ja pitää yrityksesi kontaktin mielessä.
Viestissä kannattaa kerrata tapaamisessa läpikäydyt asiat, sillä päivän aikana kontaktillasi on luultavasti useita eri tapaamisia eikä hän välttämättä muista, mitä niistä jokaisessa on puhuttu. Ehdota myös selkeästi seuraavia askelia, oli se sitten uusi tapaaminen tai lähettämääsi tarjoukseen vastaaminen.
Olet lähettänyt potentiaaliselle asiakkaalle tarjouksen, mutta vastausta ei kuulu.
Muistuta tekemästäsi tarjouksesta ja liitä tarjous vielä mukaan viestiin, ettei kontakti joudu kaivamaan sitä sähköposteistaan. Tiedustele, oliko tarjouksessa jotain, mitä kontakti toivoisi sinun tarkentavan. Voit halutessasi myös kysyä, haluaako hän ottaa vielä lyhyen palaverin tai puhelun aiheesta.
Asiakas on ehkä joskus ostanut yritykseltäsi jotain, mutta asiakkuus ei ole tällä hetkellä aktiivinen. Tai sinä tai kollegasi on keskustellut kontaktin kanssa, mutta esimerkiksi huonosta ajankohdasta johtuen keskustelut eivät ole edenneet kauppoihin saakka.
Tuo viestissä selkeästi esiin, milloin asiakkaan kanssa on puhuttu edellisen kerran ja muistuta edellisen tapaamisen sisällöstä. Tärkeää on viestiä, että tiedät, mitä aiemmissa keskusteluissa on käyty läpi ja mitä asiakkaalle on tarjottu. Tämä tietenkin edellyttää, että CRM-järjestelmään on lisätty asianmukaisesti kaikki tiedot aiemmista keskusteluista.
Webinaarin tai tilaisuuden jälkeen on hyvien käytäntöjen mukaista lähettää osallistujille viesti, jossa kiitetään osallistumisesta. Viestit kannattaa personoida ja liittää niihin mukaan linkki webinaaritallenteeseen. Jos tulossa on uusia webinaareja, joiden aihe saattaisi kiinnostaa vastaanottajaa, niistä kannattaa vinkata ja lisätä viestiin ilmoittautumislinkki.
Viesti kannattaa lähettää myös niille, jotka ovat ilmoittautuneet webinaariin, mutta eivät ole osallistuneet. Räätälöi heille erillinen viesti, jossa pahoitellaan, että he eivät päässeet osallistumaan ja annetaan mahdollisuus katsoa webinaaritallenne.
Kun asiakkaan kanssa on ollut tapaaminen ja häntä on yritetty saada sen jälkeen kiinni tuloksetta, hänelle kannattaa lähettää muistutusviesti. Viestistä tulee käydä ilmi, milloin ja missä asioissa asiakkaaseen ollaan yritetty olla yhteydessä. Lisäksi kannattaa muistuttaa, mitä edellisessä keskustelussa on puhuttu ja sovittu.
Entä, kun asiakasta on jo yritetty tavoittaa useaan kertaan, mutta häntä ei saada kiinni? Tällöinkin viestissä on yhä tärkeä tulla esiin heti, millä asialla asiakasta tai kontaktia on tavoiteltu. Kerro, että tämä on viimeinen viesti, jonka aiot lähettää asiakkaalle asian tiimoilta.
Tuo viestissä kuitenkin selkeästi esiin, että asiakas voi olla yritykseesi uudelleen yhteydessä milloin vain, kun asia on hänelle taas ajankohtainen. Tärkeintä on pitää viestin sävy ystävällisenä. Vaikka tämä kontakti ei koskaan etenisi asiakkuuteen, jätät näin yrityksestäsi hyvän kuvan.
Sähköpostipohjien luominen ja käyttäminen HubSpotissa on helppoa. Mene ensin HubSpot-tililläsi kohtaan Conversations -> Templates.
Klikkaa New template ja valitse From scratch.
Lisää sähköpostipohjan sisäinen nimi kenttään Name ja viestin otsikko kenttään Subject.
Alasvetovalikosta voit valita, haluatko sähköpostipohjan olevan yksityinen vai kaikkien käytössä.
Lisää tekstikenttään viestin sisältö. Voit editoida tekstin tyyliä, lisätä kuvan ja lisätä personalisoinnin, kuten vastaanottajan etunimen tervehdykseen. Insert-pudotusvalikosta voit lisätä viestiin snippetin, myyntidokumentin, tapaamislinkin tai videon. Kun sähköpostipohja on valmis, klikkaa Save template.
Luotuasi sähköpostipohjan voit käyttää sitä viestien lähettämiseen CRM:n kautta. Voit lähettää viestin suorana kontakteista, yrityksistä, diileistä tai tiketeistä. Esimerkiksi kontaktien kautta pääset lähettämään viestin haluamallesi kontaktille menemällä HubSpot-tililläsi kohtaan Contacts -> Contacts ja klikkaamalla haluamaasi kontaktia. Kun olet kontaktitiedoissa, klikkaa sähköposti-ikonia.
Aukeavassa viestikentässä pääset valitsemaan aiemmin tekemäsi tai sinun kanssasi jaetun sähköpostipohjan klikkaamalla Templates.
Valittuasi sähköpostipohjan voit räätälöidä viestiä vapaasti kyseiselle kontaktille sopivaksi.
HubSpotin mobiliisovelluksessa voit käyttää sähköpostipohjia, mutta toistaiseksi niitä ei voi luoda siellä. Sähköpostipohjan käyttäminen onnistuu, kun menet mobiilisovelluksessa esimerkiksi kontakteihin, valitset haluamasi kontaktin ja klikkaat viesti-ikonia. Pääset valitsemaan Template-kohdasta haluamasi pohjan ja räätälöimään viestin.
Valitse sähköpostin Aloitus-valikosta Uusi sähköpostiviesti. Lisää viestin sisältö tekstikenttään. Valitse sitten Viesti-ikkunassa Tiedosto -> Tallenna nimellä. Pääset valitsemaan valintaikkunan Tallenusmuoto-luettelosta vaihtoehdon Outlook-malli. Kirjoita kenttään Tiedoston nimi luomasi mallin nimi ja valitse Tallenna.
Luomiasi sähköpostimalleja pääset käyttämään Outlookissa valitsemalla kohdan Uudet kohteet -> Lisää -> valitse lomake. Valitse valintaikkunan Kohde-kohdasta Tietojärjestelmän mallit. Ohjelma avaa oletusarvoisen mallikansion, josta pääset valitsemaan mallin. Klikkaa Avaa. Voit räätälöidä viestin aiheen ja tekstiosion.
Mene Gmail-tililläsi oikeaan yläkulmaan ja klikkaa asetukset-ikonia. Klikkaa Näytä kaikki asetukset.
Klikkaa sitten Lisäasetukset ja ja valitse Mallit-kohdasta Ota käyttöön. Klikkaa tallenna muutokset.
Pääset luomaan sähkäpostipohjan Gmail-tililläsi klikkaamalla Kirjoita viesti. Lisää viestin otsikko ja teksti ja klikkaa viestilaatikon alakulmassa näkyvää kolmea pistettä ja klikkaa Mallit.
Valitse esiin tulevasta valikosta Tallenna luonnos mallina.
Luomaasi mallia pääset käyttämään samaan tapaan valitsemalla ensin Kirjoita viesti, klikkaamalla alakulman kolmea pistettä ja valitsemalla Mallit. Lisää malli -kohdan alle tulevat näkyviin kaikki luomasi mallit, joista voit valita haluamasi.
Valmiiden sähköpostipohjien käyttäminen ei tarkoita, että kaikille vastaanottajille lähetetään sama persoonaton viesti. Pohja toimii viestin runkona, jota räätälöidään ja personoidaan aina tilannekohtaisesti.
Viestistä tulee välittyä henkilökohtaisuus eli se, että viesti on kirjoitettu juuri kyseiselle vastaanottajalle. Kun lähdet räätälöimään sähköpostipohjaa tiettyä henkilöä tavoitellessasi, mieti aina ensimmäisenä, miten voit auttaa juuri tätä vastaanottajaa. Miten juuri tämä tietty kiireinen vastaanottaja hyötyy siitä, että hän reagoi viestiin? Sähköpostipohjien käyttäminen kuitenkin nopeuttaa myynnin työtä. Kun samat pohjat ovat kaikkien myyjien käytössä, yrityksesi viestintä on myös tasalaatuisempaa.
Kun tarvitset apua sähköpostien ja HubSpotin hyödyntämiseen myynnissä, varaa kalenterista aika keskusteluun HubSpot-asiantuntijan kanssa.
Marjo on sisällöntuottaja ja markkinoinnin ammattilainen, joka ei ole vielä löytänyt aihetta, josta ei haluaisi kirjoittaa.
