Käsikirja tulokselliseen yhteistyöhön
- Tervetuloa asiakkaaksemme!
- Tuloksellisen projektin hoito
- FAQ – projektiin ja asiakkuuteen liittyviä kysymyksiä
- IT2018 ja laskutus - projektiin ja asiakkuuteen liittyvät asiat
1. Tervetuloa asiakkaaksemme!
Tervetuloa Sales Communicationsin asiakkaaksi. Olemme innoissamme, että saamme aloittaa yhteistyön kanssanne. Lyhyesti vielä meistä:
Sales Communications Finland Oy on Suomen johtava HubSpot-konsultointiyritys. Olemme olleet alalla vuodesta 2013 lähtien ja olemme yksi ensimmäisistä HubSpot Ltd:n kumppaneista Suomessa. Olemme Diamond-tason kumppani, johon yltää vain noin 3 % kaikista maailman HubSpot-kumppaneista. Olemme myös yksi 13:sta HubSpot-kumppanista maailmassa, joille on myönnetty HubSpotin Advanced Implementation -sertifikaatti. Tämä tarkoittaa, että hallitsemme edistykselliset CRM-käyttöönotot, Enterprise-tason käyttöönotot sekä Enterprise-tason integraatiot ja migraatiot.
Autamme yrityksiä kasvamaan ja luomaan erinomaisia asiakaskokemuksia HubSpot-alustalla. Rakennamme verkkopalveluita, integraatioita ja asiakaspalvelukonsepteja sekä autamme rakentamaan markkinointia ja myyntiä kohtaamaan asiakkaan ostotavat. Olipa kyse siis markkinointiin, myyntiin tai asiakaskokemukseen liittyvästä asiasta, ole rohkeasti yhteydessä ja katsotaan, miten voimme auttaa sinua parhaiten.
1.1. Sales Communicationsin arvot ja kulttuurikoodi
Sales Communicationsin arvot ovat Pro, Brave ja Respect. Arvot ja kulttuuri ovat Sales Communicationsin selkäranka ja toiminnanohjaus- järjestelmä. Arvot on yhdessä laadittu kuvastamaan sitä, mihin uskomme ja kuinka haluamme työtämme tehdä. Kulttuurikoodi on koodikirjastomme, jotta meillä kaikilla olisi yhteinen tapa tehdä työtä.
1.2. NPS ja suosittelu HubSpot-portaalissa
Meille asiakastyytyväisyys on sydämen asia. Haluamme, että sinä ja yrityksesi olette tyytyväisiä toimintaamme. Lähetämme säännöllisesti NPS-kyselyitä, joihin vastaamalla voit antaa meille palautetta. Otamme mielellämme palautetta myös sähköpostitse, chatin kautta ja tietysti myös puhelimitse tai kasvokkain. Jos koet, että voimme jotenkin parantaa ja kehittää toimintaamme, otamme palautteen mielellämme vastaan. Ollessasi tyytyväinen yhteistyöhön kanssamme, voit käydä suosittelemassa meitä HubSpot-portaalissa https://www.hubspot.com/agencies/sales-communications-oy. Olemme erittäin kiitollisia kaikista suositteluista, joita saamme. Kiitos yhteistyöstä.
2. Tuloksellisen projektin hoito
Tässä luvussa kerromme tarkemmin asioista, termeistä ja huomioista, jotka liittyvät oleellisesti projektityöskentelyyn – ja joista sinun on hyvä tietää, jotta yhteistyömme on sinulle helppoa ja vaivatonta.
Lyhyesti alkuun hieman projektisanastoa. Näitä sanoja käytämme aktiivisesti projektin aikana – älä ikinä epäröi kysyä, mikäli jokin sana on vieras tai haluat tarkennusta.
Kick-off Call: Projektin aloituspalaveri
Teamwork: Projektinhallintaohjelma. Teamworkista näet aina ajantasaisen projektitilanteen. Teamworkin kautta kaikki projektiin liittyvät aineistot ja aikataulut ja kommunikaatio on kätevästi käsillä.
Task List: Tehtävälista Teamwork-ohjelmassa. Task List koostuu useista suoritettavista tehtävistä/työvaiheista.
Task: Nimitys, jota käytetään yksityiskohtaisemmista työvaiheista/tehtävistä projektissa
Gantt Chart: Gantt-kaaviossa näet projektin ja sen työvaiheiden edistymisen suhteessa aikaan.
2.1. Projektin organisointi
Jokainen projekti on oma kokonaisuutensa; välillä projektit voivat olla lyhytkestoisia ja joskus voimme puhua jopa vuoden tai kahden kestävästä projektista. Tässä on kuitenkin yleiskaava, joka pätee lähes kaikkiin projekteihin, jotta voimme taata onnistuneen projektin.
Projektimme toteutetaan etukäteen suunniteltuna työprosessina, jolla on aloitus- ja lopetuspäivämäärä sekä eri työvaiheita, joita toteutamme yleensä kahden viikon mittaisissa sprinteissä.
2.2. Johtoryhmä valvoo projektin toteuttamista
Johtoryhmä valvoo sopijapuolten yhteistyöorganisaationa projektin toteuttamista.
Johtoryhmän varsinaisiksi jäseniksi on hyvä valita projektin suhteen päätösvaltaisia henkilöitä. Sales Communicationsin puolelta johtoryhmän jäsen on toimitusjohtaja Jani Aaltonen.
Muita johtoryhmään osallistuvia, päättävien henkilöiden lisäksi, ovat asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö ja Sales Communicationsin projektille nimeämä projektijohtaja. Johtoryhmä voi kutsua muita henkilöitä kokoukseen tarpeen mukaan. Johtoryhmä järjestäytyy viimeistään Kick-off Call -aloituspalaverissa.
Johtoryhmä käsittelee seuraavat projektiin liittyvät asiat:
- projektin edistyminen
- muutokset projektin aikatauluun, laatuun sekä investointeihin.
Johtoryhmä sopii kokousaikataulun säännöllisesti pidettäväksi. Mikäli johtoryhmän kokousta ei nähdä oleellisena tai tarpeellisena, tapaaminen voidaan jättää pitämättä. Johtoryhmä voi sopia myös muusta käytännöstä. Projektijohtaja valmistelee esityksen käsiteltävistä asioista johtoryhmän kokousta varten ja laatii kokouksesta muistion.
2.3. Projektiryhmä vastaa toteutuksesta
Jokaisessa projektissa sekä yrityksesi että me SalesCommista määritämme projektille oman projektijohtajan sekä tarvittavat muut jäsenet.
Yrityksesi yhteyshenkilö ja SalesCommin projektijohtaja
- neuvottelevat ja sopivat käytännön työvaiheet sekä vastaavat toteutuksesta.
- seuraavat ja valvovat projektin toteutumista sopimuksen mukaisesti.
- tiedottavat oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijapuolelle sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista.
- raportoivat johtoryhmälle projektin tilasta ja edistymisestä.
Yrityksesi yhteyshenkilö:
Vastaa puolellasi projektista, aikatauluista sekä kaikesta informaatiosta, jotta projektiryhmä on kartalla aikatauluista, muutoksista ja kokonaisprojektista.
SalesCommin projektijohtaja
- On projektin yhteyshenkilö
- Vastaa tilaamasi projektin edistymisestä, aikataulusta sekä laadusta.
- Vastaa tehtävien (Task), aikataulun (Gantt Chart) sekä dokumentaation ajantasaisuudesta
- Laatii esityslistan kokouksiin, muistiot, ilmoitukset sekä loppuraportin.
- Jakaa sopimuksessa määritellyt tuotteet ja palvelut yksityiskohtaisemmiksi työvaiheiksi eli Taskeiksi Teamworkissa toteutusta varten.
- Muutokset ja sopimuksen ulkopuoliset tarpeet käsitellään johtoryhmän kokouksessa. Mikäli projektissa ilmenee tarve lisätyölle, annamme siitä erillisen tarjouksen. Lisätöistä voit lukea lisää kohdasta “lisätyöt”.
2.4. Projekti alkaa Kick-off Call -palaverilla
Projekti aloitetaan yhteisellä Kick-off Call -palaverilla, johon osallistuvat molemmat osapuolet, vähintään johtoryhmä. Kick-off Call voidaan toteuttaa etäyhteydellä niin haluttaessa. Online-kokous nauhoitetaan käyttöösi. Kick-off Call -palaverissa käydään läpi:
- kokousaikataulu
- vastuut
- Teamwork-projektinhallintajärjestelmä
2.5. Teamwork-projektinhallintaohjelma yhteisenä alustana
Projektien hallintaan ja seurantaan käytämme Teamwork-järjestelmää. Yrityksellänne voi samanaikaisesti olla useampiakin projekteja käynnissä. Tämän vuoksi sinulla saattaa olla pääsy useampaan projektiin Teamworkissa.
Nämä Teamwork-näkymät auttavat seuraamaan projektin tilaa:
Projektin tila: Teamwork/Project/Overview
Projektin avoimet tehtävät: Teamwork/Projects/(Projektin nimi)/Tasks
Projektin aikataulu: Teamwork/Projects/ko.projekti/Tasks ja
View/Gant Charts
Projektiin kuuluva viestintä ja dokumentaation hallinta hoidetaan Teamworkin avulla, jotta voidaan taata yhtenäinen projektidokumentaatio. Muista siis pitää projekteihin liittyvä viestintä Teamworkissa eli vältetään sähköpostiviestittelyä Teamworkin ulkopuolella.
Viestintä: Teamwork/Projects/(Projektin nimi)//Messages
Asiakirjojen tallennus: Teamwork/Projects/(Projektin
nimi)/Files.
Katso alta video, kuinka käyttää Teamwork-projektinhallintajärjestelmää:
2.6. Hyvän projektin päätös: päätöspalaveri, testaus, hyväksyminen
Päätöspalaveri
Jokainen projekti päättyy päätöspalaveriin, jossa käydään läpi projektin toteutuminen ja varmistetaan, että projekti siirtyy yrityksesi käyttöön kaikin tavoin menestyksekkäästi.
Päätöspalaverissa käydään läpi mahdolliset siirron ja jatkokäytön kannalta oleelliset asiat, huomiot ja eväät tulevaan käyttöön sekä käsitellään testausta ja toimituksen hyväksyntää. Käsiteltävät asiat määräytyvät projektin sisällön mukaisesti.
Sales Communicationsin projektijohtaja kerää tarvittavat henkilöt ja yrityksesi puolelta siihen osallistuvat yleensä projektissa eniten työskennelleet henkilöt sekä johtoryhmä.
Testaus
Toimittaja tekee sopimuksen mukaisesti toimitetuille tuotteille ja palveluille testit ja vahvistaa kirjallisesti, että ne ovat valmiit asiakkaan hyväksymistestiin.
Asiakkaan on tehtävä sopimuksen mukaisille tuotteille ja palveluille hyväksymistesti 30 päivän kuluessa siitä, kun toimittaja on luovuttanut asiakkaalle
- sopimuksen mukaiset tuotteet ja palvelut hyväksymistestiä varten
- selvityksen siitä, että ne ovat läpäisseet toimittajan tekemät testit.
Asiakkaan on ilmoitettava sopimuksen mukaisissa tuotteissa ja palveluissa havaitut virheet toimittajalle kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä ja riittävän yksilöidysti.
Hyväksyminen
Asiakkaan on ilmoitettava hyväksymisensä tai huomautuksensa toimittajan sopimuksen mukaisten tuotteiden ja palveluiden edistymisestä antamaan kirjalliseen ilmoitukseen, väli- tai loppuraporttiin, jos sellaisesta on erikseen sovittu, sekä toimittajan asiakkaalle luovuttamiin sopimuksen mukaisiin tuotteisiin ja palveluihin ilman aiheetonta viivytystä.
Ilmoituksen tai väliraportin hyväksyminen: Jos asiakas ei tee 7 pv kuluessa kirjallista huomautusta ilmoituksen/väliraportin vastaanottamisesta, katsotaan ilmoitukseen tai väliraporttiin sisältyvä työ hyväksytyksi.
Loppuraporttiin sisältyvä sopimusten mukaisten tuotteiden ja palveluiden hyväksyminen: Jos asiakas ei tee kirjallista huomautusta 30 päivän kuluessa loppuraportin taikka sopimuksen mukaisten tuotteiden ja palveluiden vastaanottamisesta, katsotaan työ hyväksytyksi.
Jos sopimuksen mukaisiin tuotteisiin ja palveluihin ei sisälly loppuraporttia eikä tuotteiden tai palveluiden luovuttamista, katsotaan sopimuksen mukaiset tuotteet ja palvelut hyväksytyiksi, jos asiakas ei tee kirjallista huomautusta 30 päivän kuluessa sopimuksen mukaisten tuotteiden tai palveluiden toteutuksesta.
Tarkempi kuvaus sopimuksen mukaisten tuotteiden ja palveluiden katsomisesta hyväksytyksi on kuvattu IT2018:ssa ja sen erityisehdoissa.
3. FAQ – projektiin ja asiakkuuteen liittyviä kysymyksiä
Tässä osiossa on esitetty muutamia yleisesti kysyttyjä kysymyksiä. Mikäli sinulla tulee mieleen jotain muuta kysyttävää, johon et ole tästä käsikirjasta löytänyt vastausta, voit olla yhteydessä projektijohtajaan.
Projektissa ilmenee haaste/haasteita, miten toimin?- Ota yhteyttä projektijohtajaan. Suosittelemme, että laitat viestin Teamworkin kautta. Mikäli asia on kiireinen, soita suoraan projektijohtajalle.
- Vie asia käsiteltäväksi johtoryhmään.
- Ota yhteyttä projektijohtajaan, joka järjestää joko palaverin tai palaa tarjouksen kera.
- Maksuton HubSpot-tuki, linkki: https://www.salescommunications.fi/hubspot-tuki
- HubSpot Akatemia, linkki: https://hubspotakatemia.salescommunications.fi/
- Maksullinen konsultointi ja tuki: ota yhteys projektijohtajaan.
- Ota yhteys projektijohtajaan
- Lähetä viestiä osoitteeseen billing@salescommunications.fi
Haluan verkostoitua muiden HubSpot-käyttäjien kanssa ja kuulla uutuuksista
- Ilmoittaudu HUG-tilaisuuksiin. (HUG eli HubSpot User Group). Tietoa HUG-tilaisuuksista löydät täältä: https://events.hubspotusergroups.com/HelsinkiHUG
4. IT2018 ja laskutus - projektiin ja asiakkuuteen liittyvät asiat
4.1 IT 2018
Noudatamme asiakassopimuksissamme IT2018-toimitusehtoja, jotka on toimitettu sinulle sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä. Pääset tutustumaan ehtoihin myös allaolevista linkeistä.
Suomenkieliset ehdot löytyvät täältä: https://www.salescommunications.fi/vastaukset/yleist%C3%A4/sopimusehdot_it2018
Englanninkieliset ehdot löytyvät täältä:
https://www.salescommunications.fi/vastaukset/general-terms-and-conditions
4.2 Yleistä laskutuksesta ja maksuehdoista
Maksuehdoista sovitaan aina sopimuksen allekirjoitusvaiheessa. Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskuna, mikäli mahdollista.
Laskutusasioissa ota yhteyttä projektipäällikköön tai lähetä viestiä osoitteeseen billing@salescommunications.fi
4.3 Tuntiprojektien laskutus
Tuntiprojekteissa on hyvä huomioida, että laskutamme tunteja projektiin tehdyn työn mukaisesti. Projektissa jokaisen resurssin projektiin tehty työ kuluu projektityön piiriin. Myös matkat ja kaikki projektijohtamisen vaatima työ, kuten sähköpostiviestit, puhelut ja projektin hallinnoiminen.
4.4 Matkojen laskutus
Edestakaisen, yli 60 km pituisen matkan osalta veloitamme matkoihin liittyvät kulut sekä matkustamiseen käytetyn ajan 125 €/h/hlö.
4.5 Lisätyöt
Mikäli teille tulee tarvetta sopimuksen ulkopuoliselle lisätyölle tai projektin aikaiselle muutostyölle, annetaan lisätyöstä ja muutostöistä erikseen kirjallinen investointilaskelma. Lisätyö aloitetaan kun investointilaskelma on hyväksytty.
4.6 Kiireelliset työt
Mikäli ilmenee tarve nopeasti toteutettavalle projektille, työlle tai työvaiheille, kannattaa keskustella projektijohtajan kanssa toteutusaikataulusta mahdollisimman nopeasti. Autamme aina mielellämme tällaisissa tilanteissa. Ymmärrämme hyvin, että liiketoiminnassa on joskus nopeita muutoksia vaativia tilanteita.
Kiireelliseksi työksi luetaan työ, johon liittyvät materiaalit toimitetaan ja/tai jonka tekemisestä informoidaan Sales Communicationsia myöhemmin kuin viisi arkipäivää ennen kuin työn pitää valmistua. Kiireellisen työn hinnasta sovitaan aina etukäteen tarpeen mukaisesti.