Kun HubSpot Service Hub otetaan käyttöön, tulee tehdä seuraavat toimenpiteet, jotta työkaluja hyödynnetään tehokkaasti.
Palveluraportit
Analytiikkatyökalussa luodaan palveluraportteja, joiden avulla seurataan asiakaspalvelutiimin onnistumista. Raportoida voidaan esimerkiksi tuen jälkeisen kyselyn pistemäärää, keskimääräistä tikettien vastausaikaa, chatin vastausaikaa ja tuen kokonaisvolyymia.
Palveluautomaatiot
Service Hub -työkaluilla voidaan automatisoida toistuvia työvaiheita. Käyttöönotettavia automaatiotyökaluja ovat chatbotit, workflow’t, tikettien automaatio ja palautteiden automaatio.
Asiakasportaali
Asiakasportaalin avulla asiakkaat voivat tarkastella ja avata tukipyyntöjä sekä vastata omiin tukipyyntöihinsä. Asiakkailla on pääsy asiakasportaaliin tietopankin kautta, mutta asiakkaille voi myös jakaa linkin suoraan portaaliin.
Asiakaspalaute
Asiakaspalautteen eri muodot kannattaa ottaa käyttöön Service Hubissa, sillä niiden kautta saadaan ajantasaista tietoa asiakastyytyväisyydestä. Palautteen muotoja ovat esimerkiksi asiakasuskollisuuskyselyt (NPS) ja asiakastukikyselyt (CES).
Tiketit ja tikettien räätälöinti
Tikettien avulla seurataan asiakkaiden kanssa käytyjä keskusteluja. Tikettityökalussa on oletuksena tukiprosessi, jota voidaan käyttää tikettien tilan hallintaan. Starter, Professional ja Enterprise -tason HubSpot-tileillä voidaan luoda myös omia tikettien prosesseja ja tiloja, jotka on räätälöity yrityksen tarpeisiin.
Tietokanta
Tietokanta sisältää yrityksesi tuotteita tai palveluita koskevia artikkeleita, jotka sallivat asiakkaille itsenäisen tiedon etsimisen. Artikkeleita kirjoitetaan esimerkiksi asiakkaiden usein kysymistä kysymyksistä.
Keskustelut
Keskustelut eli conversations on HubSpotin työkalu, jolla tiimit voivat tarkastella ja hallita useista eri kanavista saapuvia viestejä sekä vastata niihin. Keskustelut-työkalussa voidaan luoda myös chateja verkkosivustolle.
Palvelu-inbox
Inbox on keskustelut-työkalussa keskitetty paikka, jossa näkyvät eri kanavista tulleet viestit. HubSpot-tilauksen tasosta riippuen voidaan joko käyttää oletus-inboxia tai luoda räätälöity inbox. Inboxiin tulee yhdistää eri kanavat, jotta saapuneita viestejä voidaan tarkastella ja hallita yhdessä paikassa. Inboxissa voidaan seurata käynnissä olevia keskusteluja, vastata viesteihin ja luoda tikettejä.
Seurantakoodi
HubSpot-seurantakoodi löytyy HubSpot-tilin asetuksista, ja sen avulla seurataan verkkosivuston liikennettä. Se sisällytetään automaattisesti HubSpot-verkkosivuille, -blogeihin ja -laskeutumissivuille. Jos käytössä on HubSpotin ulkopuolisia verkkosivuja tai blogeja, seurantakoodi tulee lisätä niille manuaalisesti.