Kuuntele blogi
Myyjien aktiviteetteja mittaamalla nähdään, mihin myynnin aika oikeasti kuluu. Samalla seurataan, millaisia tuloksia myyjien tekemät toimenpiteet tuottavat.
Kun myynnin aktiviteetteja mitataan ja raportoidaan yksilön, tiimin ja koko yrityksen tasolla, voidaan seurata pääsemistä tavoitteisiin, tehdä tarvittavia muutoksia ja palkita onnistumisesta.
Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi tärkeimpiä myynnin aktiviteettien ja tulosten mittareita keskittyen nimenomaan b2b-myyntiin.
Myyntitiimin aktiviteetteja mitataan tietyillä sovituilla mittareilla, joita voivat olla esimerkiksi lähetetyt sähköpostit, soitetut puhelut tai sovitut asiakastapaamiset. Se, mitä tarkalleen ottaen mitataan tai mihin mittareihin keskitytään riippuu yrityksestä ja sen tavoitteista, mutta tietyt mittarit ovat yleispäteviä kaikessa b2b-myyntityössä.
Myynnin aktiviteetteja mitattaessa seurataan myyjien päivittäistä tekemistä ja sen tuottamia tuloksia. Moneen yrityksen menestymiseen vaikuttavaan tekijään on vaikea puuttua, mutta myynnin aktiivisuus on konkreettinen asia, johon voidaan vaikuttaa. Esimerkiksi suoritetut tehtävät, asiakkaiden kontaktointi, avattujen diilien määrä ja näiden toimenpiteiden tuottamat tulokset ovat kaikki helposti mitattavia asioita.
Jos myyjä ei esimerkiksi pääse hänelle asetettuihin tavoitteisiin, oikeita mittareita seuraamalla nähdään, johtuvatko heikot tulokset siitä, että myyjä ei ole kontaktoinut prospekteja riittävästi vai siitä, että myyjä on kyllä ollut aktiivinen, mutta kauppoja ei ole syntynyt.
Myynnin tekemistä on tärkeää mitata niin yksittäisen myyjän kuin tiimin tasolla, jolloin myyjien suorituksia voidaan peilata koko tiimin suorituksia vasten.
Ainoastaan asioita, joita mitataan, voidaan kehittää tietoisesti. Myynnin mittaaminen mahdollistaa tavoitteiden asettamisen ja niiden toteutumisen seuraamisen. Se auttaa myös palkitsemaan onnistumisesta. Mittareita seuraamalla nähdään, mihin myyjien resurssit menevät ja millaisia tuloksia heidän tekemänsä työ tuottaa.
Myynnin mittaaminen antaa myös vastauksia siihen, miksi jotkut myyjät tai tiimit menestyvät toisia paremmin. Kun heidän onnistumisensa syistä on tarjolla selkeää dataa, muut voivat oppia heidän tekemisestään.
Jos esimerkiksi yksittäisellä myyjällä on vaikeuksia päästä myyntitavoitteeseen, oikeita mittareita seuraamalla voidaan pureutua syihin. Onko ongelma siinä, että myyjä ei kontaktoi riittävän monta asiakasta vai siinä, että ahkerasta kontaktoinnista huolimatta diilit eivät etene kauppoihin saakka?
Kun mittarit on valittu oikein ja raportointi on säännöllistä, päästään myyntitiimin toimintaa kehittämään entistä tehokkaammaksi, mikä auttaa koko yritystä menestymään paremmin.
Mittaamisen edellytys on, että saatavilla on tarkkaa ja todenmukaista dataa myyjien aktiviteeteista. Sitä varten käytössä tulisi olla riittävän monipuolinen CRM-työkalu. Lisäksi koko myyntitiimin tulee sitoutua käyttämään työkalua päivittäisessä työssään, jolloin esimerkiksi kaikki prospektien ja asiakkaiden kanssa käydyt keskustelut, tehdyt tarjoukset ja sovitut tapaamiset kirjautuvat järjestelmään samoin kuin voitetut ja hävityt diilit.
CRM-järjestelmän tulisi myös tarjota myynnin aktiviteeteista automatisoituja raportteja, joista voidaan seurata dataa myyjä- ja tiimikohtaisesti.
Kun dataa on saatavilla paljon, ongelmaksi saattaa nousta, mitä kaikkea kannattaa seurata. Seurannassa tulisi keskittyä olennaisiin mittareihin, jolloin voidaan puuttua oikeisiin kehityskohtiin.
Varaa aika myynnin kehittämiseen.
Tässä on tärkeimpiä myynnin aktiviteettien mittareita, joita kannattaa ainakin seurata ja raportoida.
CRM-järjestelmän kautta myyjälle tulee tehtäviä joko automaatioiden kautta, esimiehen asettamana tai hänen itsensä luomana. Tehtäviä ovat esimerkiksi potentiaalisen asiakkaan kontaktointi, tapaamisen järjestäminen tai sähköpostin lähettäminen. Tehtävien kautta voidaan myös seurata yksittäisen myyjän työmäärää ja verrata helposti, onko työmäärä jakautunut tasaisesti tiimin kesken vai kerääntyykö yhdelle myyjälle enemmän töitä kuin muille.
Myyjät voivat lähettää sähköposteja niin henkilökohtaisesti tietylle asiakkaalle kuin automatisoituina viesteinä. Yksittäisen myyjän ja koko tiimin tasolla voidaan katsoa, minkä verran sähköposteja lähetetään viikon aikana. Lisäksi pureudutaan siihen, millainen avaus- ja vastausprosentti sähköposteilla on. Entä kuinka usein sähköpostit johtavat niissä olevien linkkien klikkaamiseen, tapahtumiin ilmoittautumisiin tai tapaamisten varaamiseen? 
Kuinka monta puhelua myyjä soittaa viikossa ja millaisia tuloksia ne tuottavat? Puheluissa kannattaa seurata, kuinka moni niistä johtaa keskusteluun ja kuinka usein keskustelu johtaa jatkotoimenpiteisiin, kuten tapaamiseen tai tarjouspyyntöön.
Asiakastapaamisten määrä on tärkeä mittari, sillä ilman tapaamisia ei yleensä synny kauppojakaan. Kannattaa seurata, kuinka monta tapaamista myyjällä on viikon aikana, moniko niistä on olemassa olevien asiakkaiden kanssa ja moniko potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Jos myyjällä ei ole tarpeeksi asiakastapaamisia, johtuuko se siitä, ettei myyjä ole kontaktoinut riittävän monta prospektia vai eivätkö kontaktoinnit ole johtaneet tapaamisiin syystä tai toisesta?
Asiakastapaamisten määrääkin tärkeämpi on niiden onnistumisprosentti. Kuinka moni tapaamisista johtaa tarjoukseen, uuteen tapaamiseen tai kauppoihin? Jos myyjällä on paljon tapaamisia, mutta tulokset eivät ole toivotulla tasolla, voidaan keskittyä heikkojen tulosten syihin. Toisaalta jos tiimissä on myyjä, jonka tapaamiset johtavat selkeästi muita parempaan onnistumisprosenttiin, hänen toiminnastaa voidaan ottaa oppia.
Myyjälle osoitettujen tehtävien lisäksi seurataan, minkä verran myyjä suorittaa tehtäviä päivätasolla.
Minkä verran myyjällä on tulossa olevia tehtäviä esimerkiksi tulevalla viikolla ja ovatko tehtävät jakautuneet tasaisesti myyjien kesken?
Tehtävien osalta kannattaa myös seurata, onko myyjällä säännöllisesti myöhässä olevia tehtäviä. Ovatko ne todella myöhässä vai onko myyjä unohtanut merkitä ne tehdyiksi? Jos myyjä ei suorita tehtäviä ajoissa, syy voi olla riittämätön aktiivisuus. Syy voi olla myös liian suuri myyjäkohtainen tehtävien määrä, jolloin voidaan tarvittaessa puuttua töiden resursointiin.
Kerro meille myynnin tavoitteet ja me kerromme sinulle miten tavoitteisiin päästään.
Kuinka monta uutta myyntimahdollisuutta eli diiliä myyjä avaa esimerkiksi viikon aikana CRM-järjestelmään?
Entä kuinka monta avaamistaan diileistä myyjä voittaa, eli kuinka moni etenee kauppoihin saakka?
Hitrate tarkoittaa sitä, kuinka monta prosenttia avatuista uusista myyntimahdollisuuksista voitetaan, eli kuinka tehokkaasti tiimi saa prospekteista uusia asiakkaita. Hitratea voidaan seurata koko tiimin tasolla ja verrata yksittäisen myyjän onnistumisprosenttia sitä vasten. Jos koko tiimin hitrate on matala, syy saattaa olla laadukkaiden liidien puute tai myyjien liian vähäinen koulutus. Jos taas yhden myyjän hitrate on selvästi muita korkeampi, muu tiimi voi oppia hänen myyntimenetelmistään.
Kuinka kauan myyjällä kestää keskimäärin olla yhteydessä asiakkaaseen, joka on annettu hänelle ja miten reaktioaika vertautuu asetettuihin tavoitteisiin?
Pysyykö myyjä annetussa tavoiteajassa, kun asiakas ottaa häneen yhteyttä? Jos reaktioaika on turhan pitkä, voidaan miettiä ratkaisuja asian korjaamiseksi. Toisaalta jos ongelma on ajanpuute, voidaan myyjän tai koko tiimin töitä organisoida paremmin.
Jos myyjän keskikauppa on koko yrityksen keskiarvoa pienempi, apu saattaa löytyä esimerkiksi myyjän lisäkoulutuksesta. Entä mitä keskiarvoa suurempia kauppoja solmiva myyjä tekee eri tavalla kuin muu tiimi?
Yksittäisen myyjän myynti voi koostua pääosin lisämyynnistä vanhoille asiakkaille tai kokonaan uusille asiakkaille myynnistä. Tähän toki vaikuttaa myös se, miten myyjien välillä on jaettu vastuuta, eli keskittyykö osa myyjistä muita enemmän uusien asiakkaiden hankintaan. Lukua kannattaa seurata myös tiimitasolla. Olemassa olevien asiakkuuksien kasvattaminen on tärkeä ja usein helpoin tapa saada lisää kauppaa, mutta uusasiakashankintaa ei voi unohtaa.
Miten hyvin myyjä pääsee hänelle asetettuihin henkilökohtaisiin myyntitavoitteisiin? Jos myyjä tai koko tiimi jää jatkuvasti myyntitavoitteiden alle, syynä voi olla riittämätön aktiivisuus tai epärealistiset tavoitteet. Toisaalta jos tavoitteet ylittyvät joka kuukausi, ne on luultavasti asetettu liian matalalle ja myyntitiimi voisi saavuttaa parempiakin tuloksia, jos tavoitteet olisivat kunnianhimoisemmat.
Mittareista kannattaa valita ensisijaisiksi seurattaviksi ne, jotka ovat hyödyllisimmät yrityksen liiketoiminnan kannalta. Lisäksi tulisi määritellä tavoitteet, joita vasten tuloksia verrataan.
Aktiviteettien määrää ja tulosten kehittymistä tulisi seurata säännöllisesti. Näin nähdään, onko myyntitiimi menossa oikeaan suuntaan. Pelkkä seuraaminen ei kuitenkaan vielä vie pitkälle, vaan lukujen valossa tulisi tehdä tarvittavat muutokset. Toisaalta ei pidä unohtaa palkita tiimiä, kun tuloksissa näkyy kehitystä.
HubSpot CRM:n avulla on helppo seurata myynnin aktiviteetteja ja niiden tuottamia tuloksia. HubSpotiin voidaan luoda räätälöityjä raportteja, joiden kautta valitut mittarit ovat seurattavissa sekä myyjäkohtaisesti että koko tiimin tasolla.
Jos tarvitset apua myynnin mittaamiseen ja raportointiin, ota yhteyttä tai varaa aika kalenterista!
Marjo on sisällöntuottaja ja markkinoinnin ammattilainen, joka ei ole vielä löytänyt aihetta, josta ei haluaisi kirjoittaa.
