Mitä asioita tulee ottaa huomioon kun B2B- yritys valitsee CRM-järjestelmää?

CRM (Customer Relationship Management) tarkoittaa asiakassuhteiden hallintajärjestelmää, jonka tavoitteena on parantaa yrityksen asiakaskokemusta ja tehostaa liiketoimintaa. Hyvin suunniteltu CRM-järjestelmä tarjoaa työkaluja ja toimintoja, kuten asiakastietojen hallinnan, myynnin hallinnan, markkinoinnin ja tukipalvelun. Järjestelmän avulla yritys voi koota yhteen tietoa asiakkaistaan ja paremmin ymmärtää heidän tarpeitaan ja toiveitaan, mikä auttaa tarjoamaan heille parempaa palvelua ja lisäämään myyntiä ja kannattavuutta. Tärkeitä tekijöitä valittaessa CRM-järjestelmää ovat yrityksen tarpeet ja tavoitteet, yhteensopivuus muiden järjestelmien kanssa, käyttäjäystävällisyys, tietoturva ja järjestelmän kustannukset ja budjetti. On tärkeää huolehtia myös tietojen tuonnista ja varmistaa, että CRM-järjestelmä tarjoaa hyvää tukea ja helppokäyttöisen käyttöönoton.

B2B-yrityksen tulee huomioida seuraavat asiat valitessaan CRM-järjestelmää myynnin kasvattamiseksi ja liiketoiminnan hallinnointiin:

Yrityksen tarpeet ja tavoitteet

On tärkeää määritellä, mikä on yrityksen tarve ja tavoite ja mitkä ovat tärkeimmät toiminnallisuudet ja ominaisuudet, joita tarvitaan.

Yrityksen tarpeiden ja tavoitteiden määrittely on ensimmäinen ja tärkein vaihe CRM-järjestelmän valinnassa. Tämä vaihe auttaa yritystä määrittämään, mitkä ovat sen tärkeimmät tarpeet ja tavoitteet ja mitkä ovat tärkeimmät toiminnallisuudet ja ominaisuudet, joita tarvitaan.

Yrityksen tarpeiden ja tavoitteiden määrittelyssä tulee selvittää, mitä seuraavia asioita tarvitaan:

• Myyntiprosessin optimointi: Määrittelemällä yrityksen myyntiprosessit ja miten CRM-järjestelmä voi auttaa niiden parantamisessa.
• Asiakastiedon hallinta: Määrittelemällä tarve tallentaa ja jakaa tietoja asiakkaista yrityksen eri osastoille ja henkilöille.
• Raportointi ja analytiikka: Määrittelemällä tarve saada reaaliaikaista tietoa ja raportointia yrityksen liiketoiminnan tilasta.
• Markkinointiautomaatio: Määrittelemällä tarve automatisoida markkinointitoimintoja ja parantaa markkinoinnin tehokkuutta
• Yhteistyö ja vuorovaikutus asiakkaiden kanssa: Määrittelemällä tarve parantaa yhteistyötä ja vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa.
• Tuotteen ja palvelun seuranta: Määrittelemällä tarve seurata ja hallita tuotetta tai palvelua koko sen elinkaaren ajan.

Yrityksen tarpeiden ja tavoitteiden määrittelyn avulla voidaan varmistaa, että valittu CRM-järjestelmä vastaa yrityksen tarpeita ja auttaa saavuttamaan asetetut tavoitteet. Tämä vaihe on tärkeä, sillä se auttaa välttämään virheitä valinnassa ja varmistaa, että järjestelmä on oikeasti hyödyllinen ja tehokas yrityksen liiketoiminnan hallinnassa.

Integraatiot ja yhteensopivuus muiden järjestelmien kanssa

Tärkeää on varmistaa, että CRM-järjestelmä integroituu ongelmitta yrityksen muiden järjestelmien, kuten esimerkiksi taloushallinnon ja markkinoinnin automaatiojärjestelmien, kanssa.

Yhteensopivuus ja integraatiot muiden järjestelmien kanssa ovat tärkeitä huomioitavia asioita CRM-järjestelmän valinnassa. Ne auttavat yritystä tekemään työnsä tehokkaammin ja parantavat yrityksen liiketoiminnan hallintaa.

Yhteensopivuuden kannalta tärkeää on, että valittu CRM-järjestelmä yhteensopii yrityksen muiden järjestelmien ja sovellusten kanssa. Esimerkiksi jos yrityksellä on jo käytössään taloushallinnon järjestelmä, on tärkeää varmistaa, että CRM-järjestelmä integroituu tähän järjestelmään ja että tieto voidaan jakaa ja synkronoida näiden järjestelmien välillä.

Integraatiot muiden järjestelmien kanssa mahdollistavat yrityksen tietojen ja tietojärjestelmien järkevämmän käytön ja vähentävät tarvetta kirjata tietoja useaan paikkaan. Integraatiot myös mahdollistavat tietojen automaattisen päivittämisen ja vähentävät manuaalista työmäärää.

Lisäksi, jos yritys suunnittelee tulevaisuudessa käyttävänsä muita sovelluksia tai järjestelmiä, on tärkeää valita CRM-järjestelmä, joka on yhteensopiva näiden järjestelmien kanssa ja jonka integraatiot ovat helposti saatavilla.

Yhteensopivuuden ja integraatioiden varmistaminen on tärkeä vaihe CRM-järjestelmän valinnassa, sillä se auttaa välttämään ongelmia ja parantaa yrityksen liiketoiminnan hallintaa.

Käyttäjäystävällisyys ja käyttäjätukipalvelut

On tärkeää, että järjestelmä on helppokäyttöinen ja että tarvittaessa on saatavilla hyvä käyttäjätukipalvelu.

Käyttäjäystävällisyys on tärkeä tekijä, joka on otettava huomioon valittaessa CRM-järjestelmää. Hyvin suunniteltu ja käyttäjäystävällinen järjestelmä auttaa käyttäjiä tekemään työnsä tehokkaammin ja parantamaan työn laatua.

Tärkeitä käyttäjäystävällisyyteen liittyviä asioita ovat:

• Helppo käyttää ja navigoida: Järjestelmän tulee olla helppo käyttää ja navigoitava, jotta käyttäjät voivat löytää tarvitsemansa tiedot nopeasti ja helposti
• Intuitiivinen käyttöliittymä: Järjestelmän tulee tarjota intuitiivinen käyttöliittymä, joka tekee sen käytöstä helppoa ja vaivatonta.
• Mukautettavuus: Järjestelmän tulee tarjota mukautettavuusvaihtoehtoja, jotta käyttäjät voivat mukauttaa järjestelmän tarpeitaan vastaavaksi.
• Ohjeistus ja tuki: Järjestelmän tulee tarjota selkeät ohjeet ja tukea käyttäjille, jotta he voivat oppia käyttämään järjestelmää tehokkaasti.
• Näkymät ja raportit: Järjestelmän tulee tarjota selkeät näkymät ja raportit, jotta käyttäjät voivat seurata ja analysoida tietoja helposti.

Käyttäjäystävällisyyden varmistaminen on tärkeää, sillä se parantaa käyttäjien tyytyväisyyttä ja tehokkuutta. Hyvin suunniteltu ja käyttäjäystävällinen CRM-järjestelmä voi myös vähentää virheitä ja parantaa yrityksen liiketoiminnan hallintaa.

Tietoturva

CRM-järjestelmän tulee täyttää tietoturva- ja yksityisyysvaatimukset ja tarjota tarvittavat suojausominaisuudet tietojen suojelemiseksi.

Tietoturva on tärkeä huomioitava tekijä, kun valitaan CRM-järjestelmää. Seuraavat tietoturvaan liittyvät asiat tulisi ottaa huomioon:

• Salaustekniikat: Järjestelmän tulee käyttää tehokkaita salaustekniikoita varmistaakseen tietojen turvallisuuden.
• Kaksivaiheinen autentikointi: Järjestelmän tulee tarjota kaksivaiheinen autentikointi, joka lisää tietojen turvallisuuden tasoa.
• Tietojen varmuuskopiointi: Järjestelmän tulee tarjota vaihtoehto tietojen varmuuskopioinnille, jotta ne voidaan palauttaa tarvittaessa.
• Pääsyoikeudet ja roolit: Järjestelmän tulee tarjota mahdollisuus määritellä pääsyoikeuksia ja rooleja, jotta tietojen turvallisuus voidaan varmistaa.
• Tietojen säilytyspaikka: Järjestelmän tulee tarjota turvallinen tietojen säilytyspaikka, jotta tietoja ei pääse vääriin käsiin. On myös hyvä muistaa missä maassa CRM hallinnoi yrityksesi tietoja.

CRM-järjestelmä sisältää usein arkaluonteisia tietoja yrityksen asiakkaista, joten tietoturvan varmistaminen on erittäin tärkeää. Hyvin suunniteltu ja turvallinen CRM-järjestelmä auttaa varmistamaan tietojen turvallisuuden ja lisää luottamusta asiakkaiden ja yrityksen välillä.

Kustannukset ja budjetti

On tärkeää arvioida ja verrata eri järjestelmien hintoja ja budjettia, ja valita järjestelmä, joka vastaa yrityksen tarpeita ja budjettia.

CRM-järjestelmän kustannusten ja budjetin arvioimiseen tulisi ottaa huomioon seuraavat tekijät:

• Järjestelmän kokonaiskustannukset: Kustannukset voivat sisältää alkuinvestoinnin järjestelmän hankintaan, käyttöönottoon ja koulutukseen, sekä jatkuvat kustannukset kuten tukipalvelut, päivitykset ja ylläpito.
• Laitteisto- ja ohjelmistokustannukset: Laitteisto- ja ohjelmistokustannukset ovat tärkeitä huomioitavia tekijöitä, kun arvioidaan budjettia.
• Integraatiot ja lisäominaisuudet: Integraatiot muihin yrityksen järjestelmiin ja lisäominaisuudet voivat lisätä järjestelmän kokonaiskustannuksia.
• Käyttäjämäärä: Käyttäjämäärä vaikuttaa myös kustannuksiin, sillä useamman käyttäjän tarvitsemat lisenssit ja tukipalvelut lisäävät kustannuksia.
• Pilvipohjaiset vs. paikalliset järjestelmät: Pilvipohjaisilla järjestelmillä on usein alhaisemmat alkuinvestoinnit ja jatkuvat kustannukset verrattuna paikallisiin järjestelmiin, mutta ne voivat silti olla kalliimpia riippuen tarpeista ja toiminnoista.

Arvioidessaan budjettia yritys tulisi selvittää tarpeensa ja tavoitteensa, sekä vertailla eri vaihtoehtoja ennen päätöksen tekemistä. Tämä auttaa yritystä löytämään sopivan CRM-järjestelmän, joka tukee yrityksen liiketoimintaa ja mahdollistaa sen kasvun ja kehittämisen tavoitteiden saavuttamisen.

Tuki

Hyvä tukipalvelu on tärkeä CRM-järjestelmän käyttäjille, sillä se varmistaa, että järjestelmä toimii tehokkaasti ja luotettavasti. Tukipalvelu auttaa ratkaisemaan teknisiä ongelmia, tarjoamaan koulutusta ja antamaan neuvoja järjestelmän käytössä. Hyvä tuki voi myös parantaa käyttäjien tyytyväisyyttä ja lisätä heidän luottamustaan ​​järjestelmään. Tämä voi puolestaan parantaa järjestelmän käyttöastetta ja tehostaa liiketoimintaa. Siksi hyvä tukipalvelu on avaintekijä CRM-järjestelmän onnistuneessa käyttöönotossa ja käytössä.

Hyvä tuki toimii seuraavilla tavoilla:

• Saatavuus: Hyvä tuki on aina saatavilla ja reagoi nopeasti asiakkaiden tarpeisiin ja kysymyksiin.
• Ammattitaitoinen henkilöstö: Hyvä tuki on henkilöstönä ammattitaitoinen ja heillä on tarvittavat tiedot ja taidot auttaa asiakkaita ratkaisemaan ongelmia ja vastaamaan kysymyksiin.
• Monipuoliset tukikanavat: Hyvä tuki tarjoaa monipuolisia tukikanavia, kuten puhelinpalvelun, sähköpostin, live-chatin ja dokumentaation, jotta asiakkaat voivat valita itselleen sopivimman tavan saada apua.
• Ongelmien ratkaiseminen: Hyvä tuki on tarkoitettu auttamaan asiakkaita ratkaisemaan ongelmia ja parantamaan järjestelmän toimintaa mahdollisimman nopeasti.
• Koulutus ja neuvonta: Hyvä tuki tarjoaa koulutusta ja neuvontaa järjestelmän käytöstä ja parhaista tavoista hyödyntää sen mahdollisuuksia.
• Hyvä tuki on tärkeä osa CRM-järjestelmän valintaprosessia ja se takaa, että yritys saa parhaan mahdollisen hyödyn järjestelmästä ja pystyy ratkaisemaan mahdolliset ongelmat nopeasti ja tehokkaasti.

On tärkeää valita järjestelmä, joka tarjoaa jatkuvaa huolto- ja päivitystukea varmistaakseen järjestelmän toiminnan ja suorituskyvyn.

Millainen prosessi CRM-järjestelmän käyttöönotto on?

CRM-järjestelmän käyttöönotto on usein seuraava prosessi:

1. Tarpeiden ja tavoitteiden määritys: Ensimmäinen vaihe on määritellä yrityksen tarpeet ja tavoitteet CRM-järjestelmälle. Tämä sisältää asiakkaiden hallinnan, myynnin hallinnan, markkinoinnin hallinnan ja muiden liiketoiminnan tarpeiden arvioinnin.
2. Järjestelmävalinta: Seuraava vaihe on valita sopiva CRM-järjestelmä yrityksen tarpeisiin. Tämä sisältää järjestelmän ominaisuuksien ja integraatioiden vertailun, budjetin ja käyttäjäystävällisyyden arvioinnin.
3. Järjestelmän määritys ja konfigurointi: Kun järjestelmä on valittu, seuraava vaihe on määritellä ja konfiguroida järjestelmä yrityksen tarpeisiin. Tämä sisältää käyttäjätilien luomisen, tietojen tuonnin ja integraatioiden määrityksen.
4. Käyttäjäkoulutus: Seuraava vaihe on kouluttaa käyttäjiä järjestelmän käytöstä ja parhaista tavoista hyödyntää sen mahdollisuuksia.
5. Testaus ja sopeutus: Ennen järjestelmän varsinaista käyttöönottoa, se tulee testata ja tarvittaessa sopeuttaa tarpeiden ja tavoitteiden mukaisesti.
6. Käyttöönotto: Kun kaikki edelliset vaiheet on tehty, järjestelmä on valmis käyttöön ja se tulee otattaa käyttöön yrityksen liiketoiminnassa.

CRM-järjestelmän käyttöönotto on usein pitkä ja monivaiheinen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta. On tärkeää valita oikea järjestelmä, varmistaa käyttäjien koulutus ja tehdä tarvittavat sopeutukset ennen käyttöönottoa.

Mitä oleellista tietojen tuonnissa kannattaa muistaa?

Kun yritys siirtyy uuteen CRM-järjestelmään, on tärkeää tuoda vanhasta järjestelmästä tärkeä asiakastieto ja muut tiedot uuteen järjestelmään. Tämä auttaa yritystä välttämään tiedon menetyksen ja varmistamaan jatkuvan toiminnan. On tärkeää suunnitella tiedon tuontiprosessi huolellisesti ja varmistaa, että tiedot ovat täydellisiä ja päivitettyjä. On suositeltavaa käyttää apuna asiantuntijaa tai CRM-järjestelmän tarjoajan tukea tiedon tuonnissa, jotta tiedon tuonti sujuu sujuvasti ja virheettömästi.

Tietojen tuonnissa on muutamia tärkeitä asioita, joita on syytä muistaa:

• Tietojen integriteetti: On tärkeää varmistaa, että tuotavat tiedot ovat oikeellisia ja ajan tasalla. Tämä vähentää virheiden riskiä ja parantaa järjestelmän tehokkuutta.
• Tietojen yhteensopivuus: On tärkeää varmistaa, että tuotavat tiedot ovat yhteensopivia CRM-järjestelmän tietorakenteiden ja muiden järjestelmien kanssa.
• Tietojen yksilöinti: On tärkeää varmistaa, että tuotavat tiedot on yksilöity oikein, jotta ne voidaan yhdistää oikeisiin asiakastietoihin ja liiketoiminnan tarpeisiin.
• Tietojen täydellisyys: On tärkeää varmistaa, että tuotavat tiedot ovat mahdollisimman täydellisiä ja sisältävät tarvittavat tiedot, jotta niitä voidaan hyödyntää tehokkaasti liiketoiminnassa.
• Tietojen varmuuskopiointi: On tärkeää varmistaa, että tuotavat tiedot on tallennettu ja varmuuskopioitu oikein, jotta ne voidaan palauttaa tarvittaessa.

Tietojen tuonti on tärkeä osa CRM-järjestelmän käyttöönottoa ja se vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta. On tärkeää varmistaa, että tiedot ovat oikeellisia, yhteensopivia, yksilöityjä, täydellisiä ja varmuuskopioituja ennen niiden tuontia CRM-järjestelmään.