Kuuntele blogi
Tämä johtaa siihen, että materiaalien läpikäymiseen ja oikean ominaisuuden löytämiseen kuluu liikaa aikaa. Toisaalta se altistaa virheille, sillä sähköpostia voidaan vahingossa lähettää väärälle listalle tai käyttää CTA:ta, joka olisi jo aikaa sitten pitänyt poistaa käytöstä. Siksi on tärkeää tehdä ajoittain portaalin auditointi, joka tehostaa HubSpotin käyttöä.
Samalla kannattaa tarkistaa, että portaalia käytetään yhteisten pelisääntöjen mukaan ja esimerkiksi yhtenäistää nimeämiskäytännöt sekä tarkistaa, että asetukset ovat kohdillaan.
Tässä blogikirjoituksessa kerromme, miten HubSpot-portaalin auditointi suoritetaan. Lisäksi voit ladata ilmaisen työkirjan HubSpot-portaalin auditointiin. Sen avulla voit käydä järjestelmällisesti läpi portaalin osa-alueet. Näin HubSpotin käyttö tehostuu ja säästät entistä enemmän aikaa HubSpot-työkalujesi avulla.
Yksi HubSpotin eduista on, että portaalissa kaikki on yhdessä paikassa. Voit yhdistää siihen kaikki tarvitsemasi myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun työkalut, ja jokaisella tiimillä on käytössään sama asiakastieto. Kun portaalia käyttävät useammat tiimit ja siihen kertyy paljon kontakteja ja materiaalia, on kuitenkin vaarana, että se ajautuu epäjärjestykseen.
HubSpot-portaalia auditoidessasi käyt portaalin läpi systemaattisesti osa kerrallaan. Tarkoitus on arvioida ja optimoida portaalin käyttöä. Samalla kannattaa miettiä, miten portaalia voidaan jatkossa käyttää entistä tehokkaammin ja vähentää turhaa aikaa vieviä prosesseja.
HubSpot-portaali tulisi auditoida aina, kun vaikuttaa siltä, että se kaipaa siivousta. Tästä esimerkki on se, että käyttäjien on vaikeaa löytää portaalista etsimäänsä.
Auditoinnille on tarvetta myös, jos monet eri tiimit käyttävät portaalia ilman yhdessä sovittuja pelisääntöjä, jos käyttäjien määrä lisääntyy merkittävästi tai jos käyttöön lisätään uusi Hub (esimerkiksi Service Hub tai Sales Hub).
Portaali kannattaa aina auditoida, jos HubSpot on ollut käytössä esimerkiksi yli kaksi vuotta eikä portaalia ole auditoitu kertaakaan sen aikana. Samoin jos yritys on käynyt läpi isomman muutokset, brändi on uudistettu tai verkkosivut on uusittu, auditointi on ajankohtaista.
Portaalin auditointi kannattaa myös, jos työkaluja ei hyödynnetä täysillä eivätkä markkinoinnin tai myynnin suoritukset ole optimaalisella tasolla. Jos markkinoinnissa ei nähdä odotettua määrää konversioita tai sähköpostilähetyksissä on huono avausprosentti, portaalin optimointi voi jo yksin auttaa parantamaan suorituksia. Varsinkin jos tulokset ovat yllättäen tai ajan myötä heikentyneet, portaalin auditointi saattaa paljastaa siihen syitä.
Portaalin optimoinnista on myös hyötyä, jos myynnin ja markkinoinnin työt tuntuvat olevan irrallaan toisistaan. Samoin apua voi löytyä siihen, että myynti ei saa HubSpotin mahdollisuuksista riittävästi irti tai jos heidän on vaikea hahmottaa sen tarjoamaa dataa.
Lue blogi Mitä on myynnin ja markkinoinnin välinen yhteistyö?
Varmista ennen varsinaisen auditoinnin aloittamista, että projektin tavoitteet ovat selvillä. Mieti, mikä on lähtötilanne ja minne on tarkoitus päästä. Mitkä ovat esimerkiksi yleisimmät ongelmat tai hidasteet portaalin käytössä? Mikä on kriittisin alue, johon pitäisi pureutua?
Valmistaudu käymään portaali läpi yksi työkalu kerrallaan. Ole valmis poistamaan esimerkiksi turhia kontakteja, pohjia ja muuta dataa, joka ei ole käytössä.
Auditoinnin yhteydessä on hyvä aika myös standardisoida nimeämiskäytännöt. Oli kyse sitten sähköposteista, listoista tai diileistä, yhtenäinen nimeämiskäytäntö helpottaa kaikkien työtä. Portaali on helpompi pitää jatkossa järjestyksessä ja vältytään aikaa vievältä tietojen etsimiseltä. Mitä enemmän alustalla on käyttäjiä, sitä tärkeämpää on luoda yhtenäiset käytännöt ja pelisäännöt.
Ennen auditointiin ryhtymistä tulisi tietenkin päättää, ketkä siihen osallistuvat. Onko se yhden vai useamman henkilön vastuulla?
Vaikka auditoinnin hoitaisi vain yksi henkilö, on luontevaa ottaa huomioon kaikkien työkaluja käyttävien tiimien näkemykset esimerkiksi nimeämiskäytännöissä tai kontaktien poistamista koskevissa pelisäännöissä. Kun nämä perusasiat ovat kunnossa, on aika ryhtyä varsinaiseen auditointiin.
HubSpot-tilin asetuksia ei usein tule ajatelleeksi sen jälkeen, kun portaali on otettu käyttöön. Mutta HubSpot uudistuu säännöllisesti, samoin kuin yrityksesi, joten on tärkeää paneutua asetuksiin aika ajoin.
Tilin perusasetuksista näet esimerkiksi yrityksen nimen, verkkosivuosoitteen ja fyysisen osoitteen. Tarkista, että tiedot ovat yhä ajan tasalla. Tarkista lisäksi, että GDPR-asetukset ovat päällä. Branding-välilehdeltä kannattaa katsoa, että brändäyksesi on ajan tasalla varsinkin, jos brändiä on hiljattain uudistettu.
Tarkista, että kontakteissa ja yrityksissä on kytketty päälle oikeat asetukset. Esimerkiksi kontaktien asetuksissa kannattaa laittaa päälle asetukset “Assign company owner to contact by default” ja “Automatically fill contact properties found with HubSpot AI”.
Tarkista, että yritykset-asetuksissa on kytketty päälle “Lifecycle stage sync”, “Automatically create and associate companies with contacts” ja “Automatically fill company properties with HubSpot insights”.
Varmista, että kaikki verkkosivustojen osoitteet ja domainit on yhdistetty HubSpotiin.
Markkinoinnin asetuksissa kannattaa huomioida etenkin sähköpostiasetukset, kuten tilaustyypit, joiden avulla kontaktit voivat määritellä, mitä viestejä heille lähetetään ja kuinka usein. Näin vähennät lähetyskieltojen määrää.
Tarkista myös, että sähköpostien seurannassa on päällä oikeat asetukset, jotta voit seurata lähetysten tuloksia. Käy läpi myös sosiaalisen median tilit ja sähköpostien ilmoitusasetukset.
Katso läpi raporttien asetukset, jotta saat HubSpotin tarjoamasta datasta irti kaiken tärkeän helposti. Tarkista, että jokaisella HubSpotin ulkopuolella olevalla verkkosivullasi on upotettuna seurantakoodi, jotta voit seurata myös niiden dataa.
Laita päälle elinkaaren vaiheiden (lifecycle stage) synkkaus, jotta kontaktit ja yritykset yhdistyvät toisiinsa. Tarkista, että diilien vaiheet on nimetty siten, että ne ovat samassa linjassa yrityksesi myyntiputken kanssa.
Poista käyttäjistä henkilöt, jotka eivät ole enää töissä yrityksessä ja luo tiimejä, joiden avulla organisoit HubSpot-tilin käyttäjiä.
Optimoi blogisi ja tarkista, että niihin tulevista kommenteista tulee ilmoitus oikeille henkilöille. Kannattaa myös mahdollistaa asetuksissa somejaot blogista.
Huono data tulee yritykselle kalliiksi, ja epäjärjestyksessä olevan CRM:n kanssa on vaikea työskennellä. HubSpotista maksat myös kontaktien määrän perusteella, joten turhia tai vanhentuneita tietoja ei kannata pitää mukana järjestelmässä.
Kuluuko tiimeillä paljon aikaa oikeiden sähköpostien, CTA:iden tai muiden ominaisuuksien löytämiseen? Silloin HubSpotin markkinoinnin työkalu kaipaa todennäköisesti siivoamista.
Käy läpi esimerkiksi sähköpostien nimeämisen käytäntö ja luo sähköposteille kansioita, joiden avulla ne pysyvät järjestyksessä. Näin esimerkiksi uutiskirjeet tai nurturointikampanjoiden viestit löytyvät helposti omista kansioistaan. Voit myös poistaa sähköpostiviestit, joille ei enää ole käyttöä tai jotka ovat esimerkiksi unohtuneet luonnoksiin.
Standardisoi myös verkkosivuston yksittäisten sivujen ja laskeutumissivujen nimeämiskäytäntö. Näin löydät etsimäsi helposti hakutoiminnolla. Poista myös turhat laskeutumissivut ja mahdolliset testisivut, joita ei enää tarvita. Jos olet A/B-testannut yksittäisiä sivuja, tarkista, että voittaja on valittuna ja se näytetään jatkossa kaikille.
Tarkista myös blogista, onko postauksiin tullut kommentteja, joihin pitäisi reagoida. Käy läpi blogiluonnokset ja poista kirjoitukset, joita ei ole tarkoituskaan missään vaiheessa julkaista. Tarkista samalla, että käyttämäsi tagit ovat ajan tasalla eikä niissä ole päällekkäisyyksiä.
Käy läpi markkinoinnin työkalussa myös tiedostot ja pohjat, niiden nimeämiskäytännöt ja luo kansioita niiden järjestämiseksi. Poista vanhat pohjat, kuten sellaiset, joissa on vanhentunut brändi-ilme, jotta esimerkiksi uusi työntekijä ei käytä niitä vahingossa. Käy samaan tapaan läpi myös CTA:t ja lomakkeet poistaen tarpeettomat.
Helpottaaksemme HubSpot-portaalin läpikäyntiä teimme työkirjan, jonka avulla voit suorittaa auditoinnin itse. Seuraamalla työkirjaa askel askeleelta varmistat, että käyt läpi kaikki tärkeimmät osa-alueet. Auditoinnin jälkeen portaalin käyttäminen on entistä tehokkaampaa ja taloudellisempaa.
Jos kuitenkin tarvitset HubSpotin käytön tehostamiseen lisää tukea, varaa kalenterista aika henkilökohtaiselle konsultoinnille!
Marjo on sisällöntuottaja ja markkinoinnin ammattilainen, joka ei ole vielä löytänyt aihetta, josta ei haluaisi kirjoittaa.
