Kuuntele blogi
HubSpotin käyttöönotto voi olla merkittävä askel yrityksen liiketoiminnan tehostamisessa. Tämä opas tarjoaa konkreettiset vinkit ja vaiheittaisen lähestymistavan, jotta HubSpotin käyttöönotto onnistuu ja tuo todellista lisäarvoa.
Lue tämä opas ja selvitä, miten 2–4 hengen tiimi voi toteuttaa tehokkaan onboarding-prosessin ja maksimoida HubSpotin hyödyt jo ensimmäisten viikkojen aikana.
Tässä käsitellään HubSpotin käyttöönottoa markkinoinnin ja myynnin näkökulmasta.
HubSpot on kattava alusta, joka yhdistää myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun työkalut yhteen. Sen tehokkuus kuitenkin riippuu siitä, kuinka hyvin järjestelmä on räätälöity yrityksen tarpeisiin. Ilman huolellista suunnittelua käyttöönotto voi venyä tai pahimmillaan epäonnistua.
Onnistunut käyttöönotto tarkoittaa:
• Selkeää strategiaa ja tavoitteiden määrittelyä.
• Teknisten asetusten virheetöntä toteutusta.
• Tiimin sitoutumista ja koulutusta.
HubSpotin käyttöönotto etenee yleensä seitsemässä vaiheessa, jotka kattavat kaiken suunnittelusta automaatioiden luomiseen ja koulutukseen. Alla käymme vaiheet läpi yksityiskohtaisesti ja jaamme työmäärän 2–4 hengen asiakasorganisaation tiimille.
Ensimmäinen vaihe on perustavanlaatuinen ja kriittinen koko HubSpotin käyttöönoton onnistumiselle. Tässä vaiheessa keskitytään syvällisesti yrityksen tarpeiden ja tavoitteiden kirkastamiseen, jotta järjestelmä voidaan räätälöidä tukemaan liiketoiminnan strategisia päämääriä. Tämä on hetki, jolloin yrityksen avainhenkilöt kokoontuvat yhdessä HubSpot-asiantuntijan kanssa järjestettävään työpajaan, joka on olennainen osa tätä vaihetta. Työpajassa käydään läpi yrityksen nykyiset prosessit, tunnistetaan mahdolliset kehityskohteet ja määritellään selkeät tavoitteet, joita HubSpotin avulla pyritään saavuttamaan. Lisäksi työpajassa kartoitetaan, miten HubSpotin eri ominaisuudet ja työkalut voidaan parhaiten hyödyntää yrityksen erityistarpeisiin, mikä luo vankan perustan seuraaville vaiheille ja varmistaa, että käyttöönotto etenee sujuvasti ja tehokkaasti.
Mitä tehdään?
• Keskustellaan liiketoiminnan tavoitteista ja määritellään CRM:n käyttötarkoitukset.
• Kartoitellaan asiakkaan ostopolkua (buyer journey).
• Luodaan asiakaspolkukartta, joka toimii ohjenuorana käyttöönoton myöhemmissä vaiheissa.
Hyöty:
Tämä vaihe varmistaa, että HubSpotin konfigurointi tukee yrityksen liiketoiminnallisia tarpeita. Tiimi saa selkeän kuvan siitä, mitä seuraavat vaiheet pitävät sisällään.
Tekninen käyttöönotto on olennainen osa onnistunutta HubSpot-projektia, sillä se luo perustan koko järjestelmän toimivuudelle ja tehokkuudelle. Tämä vaihe varmistaa, että kaikki tekniset komponentit, kuten verkkotunnukset, sähköpostit ja seurantakoodit, on integroitu oikein ja toimivat saumattomasti yhdessä. Ilman huolellista teknistä käyttöönottoa, järjestelmän muut ominaisuudet eivät voi toimia optimaalisesti, mikä voi johtaa tiedonkeruun ja analysoinnin ongelmiin. Lisäksi tekninen käyttöönotto varmistaa, että kaikki tietoturva- ja yhteensopivuusvaatimukset, kuten CAN-SPAM-säännökset, täyttyvät, mikä on erityisen tärkeää markkinointisähköpostien lähettämisessä. Tämä vaihe vaatii usein tiivistä yhteistyötä IT-tiimin ja HubSpot-asiantuntijoiden välillä, jotta kaikki tekniset yksityiskohdat tulevat huomioiduiksi ja järjestelmä on valmis tukemaan yrityksen liiketoimintatavoitteita.
Mitä tehdään?
• Verkkotunnusten ja sähköpostien yhdistäminen.
• HubSpot-seurantakoodin asentaminen verkkosivustolle.
• Google Analytics -integraatio HubSpotin kanssa.
• Domain-asetusten ja CAN-SPAM-yhteensopivuuden varmistaminen markkinointisähköposteille.
Työmäärä:
Tekninen toteutus on yleensä IT-tiimin vastuulla, mutta HubSpot-asiantuntija voi tarjota tukea ja ohjeistusta tarvittaessa. Tämä vaihe kestää noin 12–15 tuntia.
Hyöty:
Tämä vaihe varmistaa, että HubSpot-alusta toimii saumattomasti ja on teknisesti valmis keräämään ja analysoimaan dataa.
HubSpotin todellinen hyöty tulee sen räätälöitävyydestä, mikä tarkoittaa, että järjestelmä voidaan mukauttaa tarkasti vastaamaan yrityksen yksilöllisiä tarpeita ja tavoitteita. Tämä vaihe on kriittinen, sillä se mahdollistaa sen, että HubSpotin tarjoamat työkalut ja ominaisuudet voidaan sovittaa yhteen yrityksen liiketoimintaprosessien kanssa, olipa kyseessä sitten myynti, markkinointi tai asiakaspalvelu. Järjestelmän muokkaaminen yrityksen tarpeiden mukaiseksi tarkoittaa esimerkiksi mukautettujen kenttien luomista CRM:ään, jotta kaikki tarvittava tieto on helposti saatavilla ja hallittavissa. Lisäksi voidaan määritellä kauppojen ja elinkaarivaiheiden tarkat vaiheet, mikä auttaa seuraamaan asiakkuuksien kehitystä ja varmistamaan, että kaikki tiimin jäsenet ovat tietoisia prosessin eri vaiheista. Liidien pisteytyksen ja segmentoinnin määrittely puolestaan mahdollistaa sen, että potentiaaliset asiakkaat voidaan priorisoida ja kohdentaa heille sopivaa viestintää. Olemassa olevien kontaktien ja datan tuonti HubSpotiin varmistaa, että kaikki aiemmin kerätty tieto on käytettävissä ja hyödynnettävissä uusien strategioiden suunnittelussa ja toteutuksessa. Näin räätälöity järjestelmä tukee yrityksen liiketoimintaa kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa tehokkaamman ja kohdennetumman toiminnan.
Mitä tehdään?
• Mukautettujen kenttien luominen CRM:ään.
• Kauppojen ja elinkaarivaiheiden määrittäminen.
• Liidien pisteytyksen ja segmentoinnin määrittely.
• Olemassa olevien kontaktien ja datan tuonti HubSpotiin.
Työmäärä:
Tämä vaihe vaatii tiivistä yhteistyötä myynnin, markkinoinnin ja IT-tiimien välillä. Kokonaiskesto on noin 12–16 tuntia.
Hyöty:
Räätälöity järjestelmä helpottaa myynti- ja markkinointiprosessien hallintaa ja mahdollistaa tarkemman seurannan ja raportoinnin.
Automaatio on yksi HubSpotin merkittävimmistä vahvuuksista, sillä se mahdollistaa monimutkaisten prosessien yksinkertaistamisen ja tehostamisen. HubSpotin automaatiotyökalut tarjoavat yrityksille mahdollisuuden automatisoida toistuvia tehtäviä, kuten liidien hallintaa, sähköpostikampanjoiden ajoitusta ja asiakaspalveluprosesseja, mikä vapauttaa tiimin resursseja keskittymään strategisempiin tehtäviin. Automaatio parantaa myös asiakaskokemusta tarjoamalla henkilökohtaisempaa ja ajankohtaisempaa viestintää, mikä voi johtaa parempaan asiakastyytyväisyyteen ja korkeampiin konversiolukuihin. Lisäksi automaation avulla voidaan kerätä ja analysoida dataa tehokkaammin, mikä tukee päätöksentekoa ja liiketoiminnan kehittämistä.
Mitä tehdään?
• Liidien omistajuuden ja tilojen määrittely.
• Nurturointiprosessien suunnittelu ja kartoitus.
• Räätälöityjen työnkulkujen ja automaatioiden rakentaminen.
• Sähköpostimallien ja sekvenssien luominen.
Työmäärä:
Automaatioiden luominen on asiantuntijatyötä, mutta tiimi voi osallistua sisällön ja prosessien suunnitteluun.
Hyöty:
Automaatio säästää aikaa, parantaa tehokkuutta ja mahdollistaa asiakkaiden yksilöllisen palvelun skaalautuvasti.
Vaikka järjestelmä olisi teknisesti täydellinen ja kaikki sen ominaisuudet olisivat huolellisesti konfiguroituja ja optimoituja, siitä ei ole juurikaan hyötyä, jos tiimi ei osaa käyttää sitä tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. On ensiarvoisen tärkeää, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää järjestelmän toimintaperiaatteet ja osaa hyödyntää sen tarjoamia työkaluja ja ominaisuuksia päivittäisessä työssään. Ilman riittävää koulutusta ja osaamisen siirtoa, järjestelmän potentiaali jää hyödyntämättä, mikä voi johtaa tehottomuuteen ja turhautumiseen. Siksi on tärkeää panostaa tiimin koulutukseen ja varmistaa, että heillä on tarvittavat taidot ja tiedot järjestelmän täysimääräiseen hyödyntämiseen, jotta yritys voi saavuttaa asetetut liiketoimintatavoitteet ja maksimoida investoinnin tuoton.
Mitä tehdään?
• Tiimin koulutus HubSpotin perustoiminnoista.
• Kontaktitietojen hallinnan ja tapaamisten varauslinkkien opettelu.
• Kysymys- ja vastaustilaisuudet asiantuntijan kanssa.
Työmäärä:
Koulutukseen kuluu yleensä 10–12 tuntia, ja se voidaan jakaa pienempiin sessioihin tiimin aikataulujen mukaan.
Hyöty:
Hyvin koulutettu tiimi osaa hyödyntää HubSpotin potentiaalia itsenäisesti.
Käyttöönoton aikana on suositeltavaa lanseerata ensimmäinen kampanja, joka ei ainoastaan tarjoa konkreettisia tuloksia, vaan myös toimii erinomaisena testialustana HubSpotin eri työkalujen ja ominaisuuksien käytölle. Tämä kampanja voi olla esimerkiksi kohdennettu sähköpostimarkkinointikampanja, joka hyödyntää HubSpotin automaatiotyökaluja ja analytiikkaa. Tavoitteena on paitsi saavuttaa välittömiä liiketoiminnallisia tuloksia, kuten liidien generointi tai myynnin kasvu, myös kerätä arvokasta dataa ja oppia, miten järjestelmä toimii käytännössä. Kampanjan avulla tiimi voi testata ja hienosäätää prosesseja, kuten liidien pisteytystä ja segmentointia, sekä arvioida, miten hyvin viestintä tavoittaa kohdeyleisönsä. Tämä vaihe on tärkeä, sillä se antaa tiimille mahdollisuuden nähdä HubSpotin potentiaali käytännössä ja varmistaa, että järjestelmä on optimoitu tukemaan yrityksen markkinointi- ja myyntistrategioita.
Mitä tehdään?
• Kampanjan suunnittelu ja toteutus yhteistyössä markkinoinnin kanssa.
• Kampanjan analysointi ja optimointi.
Hyöty:
Kampanja tarjoaa nopeita tuloksia ja esittelee HubSpotin työkalujen käytännön hyödyt.
Ensimmäiset 8 viikkoa ovat vasta alkua, sillä ne muodostavat vain perustan HubSpotin käytölle ja sen tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntämiselle. HubSpotin käytön optimointi on jatkuva prosessi, joka vaatii säännöllistä arviointia ja hienosäätöä, jotta järjestelmä pysyy ajan tasalla ja vastaa yrityksen kehittyviin tarpeisiin. Tämä tarkoittaa, että tiimin tulee jatkuvasti tarkastella ja parantaa prosesseja, kerätä käyttäjäpalautetta ja analysoida sitä, sekä oppia ja ottaa käyttöön uusia ominaisuuksia, joita HubSpot tarjoaa. Näin varmistetaan, että järjestelmä tukee liiketoimintaa tehokkaasti ja pitkäjänteisesti, ja että yritys voi reagoida nopeasti markkinoiden muutoksiin ja asiakkaiden odotuksiin.
Mitä tehdään?
• Prosessien arviointi ja hienosäätö.
• Käyttäjäpalautteen kerääminen ja analysointi.
• Jatkuva oppiminen ja uusien ominaisuuksien käyttöönotto.
Hyöty:
Jatkuva optimointi pitää HubSpotin ajan tasalla ja varmistaa, että se tukee liiketoimintaa pitkäjänteisesti.
HubSpotin käyttöönotto vaatii aikaa ja suunnittelua, mutta tulokset voivat olla merkittäviä. Tämä vaiheittainen opas auttaa asiakasorganisaatioita 2–4 hengen tiimin voimin onnistumaan.
Kun suunnittelet käyttöönottoa, keskity selkeisiin tavoitteisiin, tekniseen tarkkuuteen ja tiimin sitouttamiseen. Näin HubSpotin potentiaali saadaan täysimääräisesti käyttöön, ja yrityksesi voi keskittyä kasvattamaan liiketoimintaansa tehokkaasti.
Haluatko lisätietoa? Tule asiakkaaksi ja varmista, että seuraavat kahdeksan viikkoa tuottavat parhaan mahdollisen tuloksen yrityksellesi.
Janilla on yli 20 vuoden kokemus asiakasyritysten myynnin kasvattamisesta. Hän on erikoistunut inbound-markkinointiin, myyntiin, konvertoimaan verkkovierailijoista myyntiliidejä sekä siihen, miten tehdään myyntiä niin, että ihmiset todella ostavat. Jani on merkittävä sosiaalisen median tekijä markkinoinnin ja myynnin parissa. Hänen suosituimmat kanavansa ovat podcastit KasvuPodcast, Lead & Trust, Myyntikanava ja Suoraa puhetta.
