Kuuntele blogi
Mitä sitten tarkoittaa iso kuva HubSpotin käyttöönotossa? Vastakohtana sille, että käyttöönotto aloitetaan teknisistä yksityiskohdista tai yksittäisten tehtävien suorittamisesta, lähdetään liikkeelle ylhäältä alaspäin.
Yksinkertaisuudessaan tämä tarkoittaa, että HubSpot laitetaan heti alusta lähtien palvelemaan liiketoiminnan tavoitteita ja strategiaa. Luodaan selkeä visio siitä, mitä ollaan tekemässä ja mitkä ovat tekemisen tavoitteet. Kaikki, mitä HubSpotissa tehdään, palvelee näitä yhdessä sovittuja, mitattavia tavoitteita.
Varaa kalenterista aika HubSpot-asiantuntijan kanssa
HubSpot on digitaalinen työkalu, ja kuten mikä tahansa työkalu, se ei vielä yksinään tuota tuloksia. Sen sijaan sitä on osattava käyttää oikein ja suunnitelmallisella tavalla.
Oikea käyttäminen ei tarkoita vain sitä, että osataan teknisesti tehdä asioita HubSpot-portaalissa, vaan että HubSpot kytketään liiketoiminnan tavoitteiden palvelemiseen. Parhaimmillaan HubSpot on strategisena työkaluna. Jos sitä käytetään pelkästään taktisena työkaluna, käyttö jää väistämättä puoliteholle.
HubSpotin käytössä on myös tärkeää, että koko organisaatio saadaan näkemään sen hyödyt. Eli esimerkiksi kaikki myyjät tietävät, miten ja miksi HubSpotia organisaatiossa käytetään. Näin heidät saadaan sitoutumaan käyttämään sitä työssään sovitulla tavalla. Jos työntekijöille on hämärän peitossa, miksi heidän tulee käyttää HubSpotia, se nähdään helposti vain lisävaivana eikä sitä käytetä aktiivisesti.
Ison kuvan luominen auttaa antamaan kaikille yhtenäisen kuvan siitä, miksi HubSpotia käytetään.
Jos HubSpot-projektissa hypätään ison kuvan luomisen yli, yleensä koko projekti lähtee rönsyilemään ja hajoaa käsiin. Lopulta kukaan ei tiedä, mikä projektin tarkoitus oli ja mitä päämääriä HubSpotin pitäisi yrityksessä palvella. Budjetti ei pysy kurissa ja päätöksiä tehdään huutoäänestyksellä, kun eri henkilöt tai osastot haluavat eri asioita. Teknologia eli HubSpot jää irralleen muusta liiketoiminnasta, ja eri osapuolet käyttävät sitä eri tavalla. HubSpotia käytetään vain, koska johto on käskenyt käyttämään sitä esimerkiksi CRM:nä tai markkinoinnin automaation työkaluna, mutta ei tiedetä, miksi sitä käytetään ja mitkä ovat tekemisen tavoitteet.
HubSpot on yritykselle aina investointi, joten se pitäisi saada tuottamaan. Tämä ei kuitenkaan tapahdu itsestään vain ottamalla HubSpot käyttöön. Jos HubSpotin käyttö ei yhdisty organisaation strategiaan, HubSpot-portaali ei tuota yritykselle haluttua lisäarvoa, ja iso osa investoinnista valuu hukkaan.
Henkilöstö saattaa myös päätellä, että HubSpot on turha työkalu ja jopa lakata käyttämästä sitä. Päädytään kenties tilanteeseen, jossa esimerkiksi osa myyjistä käyttää HubSpotia aktiivisesti ja osa ei lainkaan. Tällöin HubSpot ei palvele tarkoitustaan, sillä sen tuottama data on välttämättä heikkolaatuista.
Ison kuvan luominen pitää HubSpotin kehitystyön kasassa. Sen perusteella tehdään road map eli tiekartta, joka auttaa tekemään oikeita asioita oikeassa järjestyksessä.
Kuuntele ohesta Kasvupodcastin jakso Iso kuva – Road map -->>
Tiekartta on osa ison kuvan luomista: millaisia askelia on otettava, että tavoitteisiin päästään? Se on strateginen suunnitelma, jossa määritellään tavoitteet ja tärkeimmät askeleet niiden saavuttamiseksi sekä virstanpylväät matkan varrella.
Sen avulla varmistetaan, että HubSpot kytkeytyy organisaation liiketoimintaan mitattavalla tavalla.
Asiat, joita tiekartan luomisessa käydään läpi, ovat periaatteessa yksinkertaisia. Niiden saavuttamiseksi tarvitaan kuitenkin oikeat ihmiset samaan palaveriin, eli yrityksen päättäjät sekä HubSpot-asiantuntija, joka tietää, miten yritysten tavoitteiden saavuttaminen HubSpotin avulla on oikeasti mahdollista.
Ison kuvan luomisen ansiosta organisaatiolla on suunnitelma, mitä pitää tehdä, jotta HubSpotin avulla päästään liiketoiminnallisiin tavoitteisiin. Kaikki ovat myös matkalla samaan suuntaan, eli kohti samoja tavoitteita. Esimerkiksi myynnillä ja markkinoinnilla on yhtenäinen kuva siitä, mitä heidän tulee saavuttaa ja miten sinne päästään.
Tavoitteista puhuttaessa mieleen tulee helposti jotain ylimalkaista, kuten että yrityksen myyntiä ja markkinointia halutaan automatisoida ja säästää henkilöresursseja.
HubSpot-tavoitteista puhuttaessa kyse on aina niin sanotuista SMART-tavoitteista. SMART tulee sanoista specific, measurable, achievable, relevant ja time-bound. Toisin sanoen tavoitteet ovat tarkkoja, mitattavissa olevia, saavutettavissa olevia, relevantteja ja aikaan sidottuja.
Töiden automatisointi voi siis olla hyvä tavoite, mutta se tulee saada mitattavaan muotoon ja tavoitteelle tulee asettaa aikaraja. Tavoite tulee myös olla mahdollista saavuttaa: esimerkiksi se, että tulevaisuudessa yksi myyjä pystyy tekemään kymmenen myyjän työt ei luultavasti ole tavoitteena kovin realistinen.
Tavoitteita sovittaessa mietitään myös askeleet niiden saavuttamiseksi. Mitä on esimerkiksi saavutettava seuraavaan kvartaaliin mennessä ja missä ollaan vuoden kuluttua?
Tavoitteiden määrittelyn avulla HubSpot saadaan kytkeytymään aidosti osaksi liiketoimintaa. Kaikki ymmärtävät, miten ja missä ajassa tavoitteet on määrä saavuttaa sekä miten onnistumista mitataan.
HubSpot-projektin isoa kuvaa luotaessa on tärkeää, että mukana on yrityksen ylintä johtoa, vaikka he eivät itse käyttäisikään HubSpotia päivittäisessä työssään. Organisaatiosta ja HubSpotin käytön tarpeista riippuu tarkemmin, kenen pitäisi olla mukana.
Ylimmän johdon osallistuminen on avainasemassa siksi, että HubSpotin käyttö on tarkoitus saada kytkettyä yrityksen strategiaan ja tavoitteisiin, eli yrityksen omaan isoon kuvaan. Johdolla on paras kuva yrityksen strategiasta, ja heillä on viime kädessä vastuu yrityksen tuloksista.
Jos ylin johto ei ole sitoutunut projektiin, sovitut asiat eivät välttämättä olekaan linjassa yrityksen strategian ja suunnan kanssa. Alaspäin laskeutuu epävarmuus, tai asioita tehdään eri tavoilla ja eri käyttäjillä on eri agendoja. Eri osastot saattavat muodostaa omia ja keskenään ristiriidassa olevia näkemyksiään HubSpotin käytön tavoitteista. Näin koko projekti vesittyy.
HubSpot-projekti ei aina tarkoita sitä, että HubSpot olisi uusi työväline organisaatiossa. Usein HubSpot on otettu käyttöön miettimättä alunperinkään tarkasti, mitä tarkoituksia sen tulee palvella eikä sen käyttöä ole millään tavoin sidottu yrityksen strategiaan.
Monessa tapauksessa HubSpot on ollut käytössä pitkään, mutta se ei enää palvele alkuperäistä tarkoitusta, jota varten se on otettu käyttöön. Usein HubSpot-portaali on jäänyt siihen tilaan, missä se on ollut käyttöönotosta lähtien. Liiketoiminta on jatkuvaa kehittymistä: sen tavoitteet muuttuvat ja tarkentuvat, ja mukaan tulee kokonaan uusia tavoitteita. Saman pitäisi päteä myös HubSpotiin. Portaalin tulee kehittyä liiketoiminnan mukana, oli kyse sitten esimerkiksi kasvusta, kansainvälistymisestä tai yritysostoista.
HubSpotin uudelleenkäynnistystä johtaa asiantunteva HubSpot-kumppani, joka ihannetilanteessa on uudelleenkäynnistys-projektin jälkeen jatkuvana tukena HubSpotin käytössä ja sen varmistamisessa, että asetetut tavoitteet saavutetaan.
Miten sitten tiedetään, että HubSpotin käyttö on onnistuttu kytkemään liiketoiminnan strategiaan? Yksinkertaisimmillaan siten, että numeraaliset eli mitattavat tavoitteet on saavutettu asetetussa ajassa. Data kertoo armottomasti sen, onko tuloksia saavutettu. Näitä mittareita voivat olla esimerkiksi liikevaihto, mainonnan tehokkuus tai esimerkiksi työn tehokkuus, eli ollaanko HubSpotia onnistuttu hyödyntämään niin, että se vähentää henkilöstön toistuviin, manuaalisiin töihin käyttämää aikaa.
Ison kuvan luominen ei yksin riitä, vaan jatkossakin on varmistettava, että HubSpotin käyttö pysyy linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa. Käyttöön tulee tehdä tarvittavia muutoksia aina liiketoiminnan muuttuessa.
Parhaiten se onnistuu, kun HubSpot-portaaliin tehdään kvartaaleittain katsaus. Siinä käydään läpi, ollaanko saatu tehtyä sovitut asiat ja edetty kohti tavoitteita tai ovatko tavoitteet muuttuneet. Samalla katsotaan, tarvitseeko portaali muokkaamista tai viilaamista tai onko syntynyt tarpeita uusien työkalujen käyttöönottoon.
Sales Communicationsin HubSpot-käyttöönotoissa ja HubSpot-uudelleenkäynnistyksessä käydään aina läpi iso kuva: eli mitkä ovat liiketoiminnan tavoitteet ja miten HubSpot kytkeytyy niihin. Näin varmistamme, että asiakkaamme saavat HubSpot-investoinnilleen vastinetta ja saavat työkalut saumattomaksi osaksi liiketoimintaansa.
Marjo on sisällöntuottaja ja markkinoinnin ammattilainen, joka ei ole vielä löytänyt aihetta, josta ei haluaisi kirjoittaa.
