Kuuntele blogi
Artikkelin otsikossa mukana on HubSpot CRM -järjestelmä siksi, että etenkin Hubin CRM:n puolella on paljon hienoja mahdollisuuksia, joissa pystytään hyödyntämään API-rajapintoja.
HubSpotin API-rajapintadokumentaatio aiheesta enemmän kiinnostuneille löytyy täältä. Linkin takana on tosiaan koko API-dokumentaatio kaikessa komeudessaan, jonka pohjalta on hyvä lähteä ideoimaan mikä olisi omiin tarkoituksiin mahdollista toteuttaa.
Käydään läpi muutama idea, joiden pohjalta voidaan pureskella aihetta.
APIa käyttämällä (Deals API) HubSpotin CRM-järjestelmässä luotuja diilejä päästään hyvin hakemaan ja päivittämään, tai vaikka luomaan HubSpotin ulkopuolelta.
Voisimme toteuttaa esimerkiksi HubSpotin ulkopuolisen sovelluksen, jossa tuotaisiin käyttöliittymään kaikki data käynnissä olevista diileista. Diilien ympärille voisi esimerkiksi luoda projektit, resursoida nämä projektit ja seurata niiden edistymistä.
Projektin edetessä taas yhtälailla diilille voitaisiin päivittää tietoja HubSpotiin, jolloin CRM-järjestelmässä kaikki data pysyy varmasti ajan tasalla esimerkiksi markkinointia varten.
Toisena esimerkkinä voitaisiin luoda yritystietokanta CRM-järjestelmään (Companies API). HubSpotin tietokannassa jokaisella yrityksellä on oma sivunsa, jossa näkyy kyseisestä yrityksestä kaikki mahdollinen data, jota järjestelmään on ajan mittaan tuotu tai joka on sinne automaattisesti kerääntynyt.
Tähän voisimme lähteä miettimään ratkaisua, jossa olemassa olevan datan lisäksi loisimme mahdollisuuden rikastuttaa dataa HubSpotin ulkopuolelta. Jos toisimme Hubiin ulkoisesta lähteestä esimerkiksi aina uusimmat yhteystiedot, pystyisimme tarjoamaan kontaktointiin hyvät eväät myynnille.
Tässä kohtaa mukaan astuu mielenkiintoinen rajapinta: HubSpotin CRM Extensions API. Nimensä mukaisesti tätä rajapintaa käyttämällä saadaan toteutettu sovellus tuotua osaksi HubSpotin CRM-järjestelmää. Eli muiden HubSpotista löytyvien osioiden lisäksi saataisiin oma sovelluksemme osaksi samaa näkymää, jossa jo muutenkin työskentelemme. Tästä lisää seuraavaksi.
Aiemmin mainittu CRM Extensions API antaa meille tosiaan mahdollisuuden rakentaa sovellus, josta tuodaan tarvitut asiat osaksi HubSpotin CRM-järjestelmää. Tästä on hyvänä esimerkkinä PandaDocin ja HubSpotin välinen integraatio, jonka yhteydessä tämä rajapinta julkaistiin käyttöön (täältä artikkeli aiheesta).
Eli tässä tapauksessa on toteutettu integraatio HubSpotin ja PandaDocin välille. Katsoessa kontaktia, yritystä tai diiliä CRM:ssä, löytyy sieltä nyt oma osio PandaDocia varten, jossa voit tarkastella olemassa olevia PandaDoc-sopimuksia tai esimerkiksi luoda uuden – ja tehdä kaiken tämän yhdestä ja samasta järjestelmästä.
Kun lähdetään miettimään API-rajapintoja käyttävää ratkaisua, on hyvä myös puntaroida olemassa olevien järjestelmien ja prosessien tilanne. Onko mahdollisesti vuosien saatossa kertynyt liikaa järjestelmiä, joiden välillä poukkoillaan aivan turhaan? Tai ovatko prosessit esimerkiksi niin täynnä aukkoja, että jos lähdetäänkin toteuttamaan integraatioratkaisu HubSpotin ja toisen järjestelmän välille, huomataan päätyneemme ojasta allikkoon? Esimerkkinä, monesti on todistettu tapauksia, joissa on käytetty paljon aikaa ja resursseja suunnitellen HubSpotin ja kolmannen osapuolen CRM-järjestelmän integroimista ja kyse kuitenkin oli loppujen lopuksi vain haasteesta päästää irti vanhasta CRM-järjestelmästä ja siirtää toiminta sen osalta HubSpotin CRM-järjestelmään. Integraatiota ei siis tarvittu, sillä paras ratkaisu oli vaihtaa CRM-järjestelmää.
Toki on myös tapauksia, joissa HubSpotin CRM-järjestelmän ominaisuudet eivät vastaa yrityksen tarpeisiin, jolloin onkin aiheellista suunnitella integraatiota. Näissä tapauksissa taas on tärkeätä kartoittaa mitä dataa tarvitaan kulkemaan kahden järjestelmän välillä, jotta ei ammuta yli tarpeisiin nähden.
